Trinkgeld richtig buchen & steuerliche Vorteile nutzen

In vielen Branchen ist die Zahlung eines Trinkgeldes üblich, dazu zählen neben der Gastronomie beispielsweise das Friseurhandwerk und die Hotellerie. Dabei kommt stets die Fragestellung auf, wie das erhaltene oder gewährte Trinkgeld richtig verbucht und versteuert werden soll. Erfahren Sie hier mehr darüber, wie Sie als Empfänger oder Geber von Trinkgeld steuerrechtlich korrekt buchen, welche Konten in der Buchhaltung wichtig sind bei der Fragestellung: Trinkgeld richtig buchen, und unter welchen Voraussetzungen Trinkgeld steuerfrei ist.

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Das Wichtigste vorab in Kurzform

• Trinkgeld ist eine freiwillige zusätzliche Zahlung für besondere Dienstleistungen.
• Wird Trinkgeld direkt an einen einzelnen Servicemitarbeiter gezahlt, ist es für diesen steuerfrei.
• Wird Trinkgeld gesammelt und an alle Servicemitarbeiter gezahlt, gilt es als Lohnzahlung und muss versteuert werden.
• Die Geber des Trinkgeldes können den Betrag als Unternehmer steuerlich absetzen, falls das Trinkgeld bei einem Geschäftsessen oder einer betrieblichen Veranstaltung gezahlt wurde.
• Umsatzsteuer ist auf Trinkgelder in jedem Fall in voller Höhe anzurechnen bei Geschäftsessen und als Teil einer Bewirtung.

Was ist Trinkgeld – Definition

Trinkgeld ist im wirtschaftlichen Bereich eine über den Rechnungsbetrag für die eigentliche Leistung hinausgehende freiwillige Zahlung. Damit soll in erster Linie eine besondere Qualität der Dienstleistung belohnt werden. In manchen Branchen gehört Trinkgeld jedoch zum guten Ton, zum Beispiel in Restaurants, bei Friseuren und Taxifahrern.

Wie kann man Trinkgeld richtig buchen?

Trinkgeld weist aus steuerrechtlicher Sicht mehrere Aspekte auf. Dies hängt zum einen davon ab, ob man Trinkgeldgeber oder Trinkgeldempfänger ist. Zum anderen ist zu unterscheiden, ob man als Unternehmer, Freiberufler oder Arbeitnehmer beteiligt ist. Im folgenden erläutern wir die korrekte Buchung von Trinkgeldern für alle wichtigen Konstellationen.

Trinkgeld richtig buchen als Geber

Als Unternehmer können Sie nach einem Geschäftsessen gewährtes Trinkgeld buchhalterisch berücksichtigen und als Betriebsausgaben absetzen. Hier ist in jedem Fall ein Bewirtungsbeleg erforderlich.

Ein Bewirtungsbeleg muss enthalten:

• Name und Anschrift des Gastronomiebetriebes
• Ort und Datum der Bewirtung
• Bewirtete Personen (damit der geschäftliche Anlass sichtbar wird)
• Rechnungsempfänger (Ausnahme: Rechnungen bis 250 Euro)
• Auflistung der Speisen und Getränke (Art und Umfang)
• Kosten für Speisen und Getränke
• Der Bewertungsbeleg muss maschinell erstellt sein.

In vielen Fällen stellen Restaurants auf Wunsch entsprechende maschinelle Belege aus, in die dann lediglich noch Daten & bewirtete Personen einzutragen sind.

Folgendes ist bei der Buchung von Geschäftsessen zu beachten:

• Wichtig ist, dass es sich tatsächlich um ein Geschäftsessen handelt, das zum Beispiel zur Anbahnung geschäftlicher Transaktionen dient, nur Bewirtungskosten dieser Art sind steuerlich absetzbar. Daher sollten die Namen der bewirteten Personen aufgeführt werden.
• Familienfeiern oder private Veranstaltungen können auch von Unternehmern nicht steuerlich angesetzt werden.
• Eine Aufteilung des Gesamtbetrages in private und geschäftliche Anteile ist möglich .
• Das Trinkgeld für den zuvorkommenden Kellner zählt im Rahmen eines Geschäftsessens ebenfalls zu den abziehbaren Bewirtungskosten.
• Als betrieblicher Aufwand werden bei geschäftlichen Bewirtungskosten lediglich 70 % anerkannt und auch das gewährte Trinkgeld wird nach dieser Regelung gebucht.
• Werden ausschließlich die eigenen Arbeitnehmer bewirtet, handelt es sich bei dem Geschäftsessen um einen betrieblichen Anlass und die Bewirtungskosten sind in voller Höhe abziehbar.
• Bei der Umsatzsteuer gibt es bezüglich betrieblichen Anlass oder Geschäftsessen jedoch keine Einschränkungen, Mehrwertsteuer kann als Vorsteuer vollständig geltend gemacht werden (siehe § 15 Abs. 1a UStG).

Meist wird das Trinkgeld auf der Bewirtungsrechnung nicht ausgewiesen, da es in der Regel erst bei der eigentlichen Zahlung zusätzlich gezahlt wird. Falls der Trinkgeldgeber das Trinkgeld buchen und steuermindernd absetzen möchte, wird ein Nachweis für die Buchführung benötigt. Dazu genügt es, wenn der Trinkgeldempfänger den Erhalt des Trinkgeldes auf der Bewirtungsrechnung quittiert. Notfalls kein ein Eigenbeleg vorgelegt werden, diese werden von den Finanzämtern jedoch sehr kritisch überprüft.

Beispiel für Trinkgeld richtig buchen als gebender Unternehmer:

Für ein Geschäftsessen mit Kunden erhalten Sie eine ordnungsgemäße Rechnung in Höhe von 557,20 Euro. Sie runden auf 600,00 Euro auf und begleichen die Rechnung per Kreditkarte. Auf der Rechnung wird das gezahlte Trinkgeld in Höhe von 42,80 Euro quittiert. Daraus ergeben sich nachfolgende Berechnungen, nach denen Sie das Trinkgeld buchen:

Ermittlung Trinkgeld: 600,00 Euro – 557,20 Euro = 42,80 Euro
Ermittlung Vorsteuer: 557,20 Euro : 1,19 × 0,19 = 88,97 Euro
Ermittlung Rechnungskosten: 557,20 Euro : 1,19 = 468,24 Euro
Summe Trinkgeld + Rechnungsbetrag ohne Vorsteuer: 511,04 Euro
Steuerlich abzugsfähig: Kosten (70 %) = 357,73 Euro / Vorsteuer (100 %) = 88,96 Euro
Nicht abzugsfähige Kosten: 153,31 Euro

Buchung / Kontenrahmen SKR 03

Trinkgeld richtig buchen als Empfänger

Wenn Trinkgeld direkt an den Servicemitarbeiter gezahlt wird und dieser das Geld behalten darf, ist das Trinkgeld

Als Empfänger von Trinkgeld hängt die buchhalterische und steuerrechtliche Behandlung davon ab, ob Sie als Unternehmer oder als Arbeitnehmer das Trinkgeld erhalten.

Trinkgeld als Unternehmer & Empfänger richtig buchen

Unternehmer müssen jegliches erhaltenes Trinkgeld buchen und versteuern, denn es handelt sich um eine umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme. Da das verbuchte Trinkgeld die Einnahmen erhöht, wird es nach § 10 Abs. 1 Satz 1 UStG auch in die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung der Umsatzsteuer einbezogen.

Beispiel Trinkgeld richtig buchen als Empfänger & Unternehmer

Ein Restaurant stellt eine Bewirtungsrechnung in Höhe von 143,20 Euro aus. Der Kunde begleicht die Rechnung und rundet den Zahlungsbetrag auf 150 Euro auf. In diesem Fall erhält der Gastronom ein Trinkgeld von 6,80 Euro. Daraus ergeben sich folgende Berechnungen:

Ermittlung der Umsatzsteuer: 150,00 Euro / 1,19 x 0,19 = 23,95 Euro
Ermittlung der Betriebseinnahmen: 150 Euro / 1,19 = 126,05 Euro

Buchung / Kontenrahmen SKR 03

Tipp:

Es ist unbedingt erforderlich, dass alle Aufzeichnungen zu  Trinkgeldeinnahmen glaubwürdig sind. Die Finanzämter achten genau darauf, wie Gastronomen die eigenen Trinkgelder buchen und es wird genau geprüft, ob die Angaben plausibel sind.

• Falls also ein Gastwirt keine Angestellten beschäftigt, alleine in seiner Gaststätte arbeitet und dennoch keine Trinkgelder verbucht, erregt dies das Misstrauen der Finanzbeamten.
• Bei einer Betriebsprüfung kann das vollständige Fehlen von Trinkgeld Verdacht erregen und zu unangenehmen Nachfragen führen. Im schlimmsten Fall drohen fiktive Schätzungen und es entsteht der Verdacht der Steuerhinterziehung.
• Es ist daher keinesfalls ratsam,  als Unternehmer kein erhaltenes Trinkgeld zu buchen.

Trinkgeld richtig buchen für Arbeitnehmer als Empfänger

Falls der Empfänger des Trinkgelder Arbeitnehmer ist, zum Beispiel als Kellner, Zimmerservice o. ä., hängt die Versteuerung von der Art der Übergabe und von einer eventuellen Weiterverteilung des Geldes ab.

1. Trinkgeld wird direkt vom Gast an den Arbeitnehmer gezahlt.

Zahlt ein Gast im Restaurant oder Hotel ein Trinkgeld direkt und freiwillig an den Angestellten, greift die gesetzlich geregelte Steuerfreiheit gemäß § 3 Nr. 51 EStG.   Es gibt für diese Art von steuerfreiem Trinkgeld keine Begrenzung.

Für die Steuerfreiheit von Trinkgeld müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Das Trinkgeld wird freiwillig bezahlt
• Das Trinkgeld wird im Rahmen der Arbeitsleistung gezahlt
• Das Trinkgeld wird zusätzlich zur Entlohnung für die Arbeitsleistung gezahlt

Trinkgeld honoriert in diesen Fall eine besondere Leistung, die der Arbeitnehmer gegenüber einem Kunden erbracht hat. Solange das Trinkgeld vom Kunden direkt an den Arbeitgeber überreicht wird, ist es steuerfrei.

Diese Regelungen sollen gewährleisten, dass zwischen Trinkgeld und Arbeitslohn klar getrennt wird und kein Ersatz der regulären Lohnleistungen durch Trinkgelder erfolgen kann. In den USA ist das Thema Trinkgeld zum Beispiel vollkommen anders geregelt, dort stellt Trinkgeld eine Großteil des Einkommens von Servicekräften dar und es existieren in der Regel keine bereits auf den Speisekarten aufgeführten Servicezuschläge.

2. Trinkgeld wird gesammelt & später verteilt

Falls alle Trinkgelder gesammelt und später (entweder jeden Abend oder auch monatlich) an alle Mitarbeiter verteilt wird, entfällt die Steuerfreiheit für Trinkgelder. In diesem Fall sind diese Einnahmen in der Lohnabrechnung der Mitarbeiter aufzuführen und es entsteht eine Pflicht zur Lohnsteuer.

Wann ist Trinkgeld für Arbeitnehmer nicht steuerfrei?

Bestimmte Trinkgelder unterliegen nach gesetzlichen Vorgaben nicht der Steuerfreiheit. Dies ist immer dann der Fall, wenn es einen Rechtsanspruch auf die Zahlung gibt. Dann entsteht automatisch eine Steuerpflicht.

Beispiele für nicht steuerfreie Trinkgelder

• Festgelegte Bedienungszuschläge in der Gastronomie und im Beherbergungsgewerbe
  • • Bei den Bedienungszuschlägen greift die Steuerfreiheit nicht, da diese auf der Speisekarte explizit ausgewiesen werden und die Zahlungen somit nicht freiwillig erfolgen.
• Trinkgeldzahlungen an Arbeitnehmer durch den Arbeitgeber
  • • Wird das Trinkgeld in einem Trinkgeldpool gesammelt und vom Arbeitgeber später an die Arbeitnehmer verteilt, ist diese Leistung ebenfalls nicht steuerfrei. Hier ist die direkte Beziehung zwischen dem Arbeitnehmer und dem ursprünglichen Trinkgeldgeber nicht mehr gegeben.
• Tronc-Einnahmen von Angestellten in Spielbanken
  • • Beim Tronc handelt es sich um die einzigen Einnahmen des Spielleiters, stellen damit das Einkommen dar und sind entsprechend zu versteuern.
• Metergeld im Möbeltransportgewerbe
  • • Wird ein festes Zusatzentgelt für Entfernungen gezahlt, gehört dies zum Einkommen des Arbeitnehmers und ist zu versteuern.

Beispiele für steuerfreie und nicht steuerfreie Möglichkeiten bei Trinkgeldern

Ein Gast möchte eine Bewirtungsrechnung in Höhe von 143,20 Euro begleichen und zahlt 150 Euro.

• Wenn der Gast den Differenzbetrag direkt an den Keller übergibt und dieser ihn behalten kann, ist das Trinkgeld steuerfrei.
• Falls das Trinkgeld aller Kellner jedoch gesammelt und später gleichmäßig aufgeteilt wird, entfällt die Steuerfreiheit. Dann muss das ausgezahlte Trinkgeld auf der Lohnabrechnung aufgeführt und versteuert werden. Das Trinkgeld wird in diesem Fall über das die Lohnkonten gebucht und es fällt die entsprechende Lohnsteuer an.
• Erhält der Restaurantbesitzer / Hotelier als selbständiger Unternehmer Trinkgeld, ist dieser Betrag als umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahme zu buchen.