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Steht auch Ihnen eine Betriebsprüfung bevor? Eine Betriebsprüfung wird von Unternehmern meist als unbehaglich und unwillkommen angesehen, da sie die Herausgabe aller unternehmensinternen Buchhaltungsunterlagen erfordert. Das Finanzamt initiiert diese Außenprüfung immer dann, wenn es den Verdacht auf unfaire steuerliche Praktiken innerhalb des jeweiligen Unternehmens gibt. Dennoch muss eine solche Geschäftsüberprüfung nicht notwendigerweise die befürchteten rechtlichen oder steuerlichen Konsequenzen haben – vorausgesetzt, Ihr Unternehmen bereitet sich entsprechend darauf vor. Wir erläutern Ihnen daher alles Wichtige über eine Betriebsprüfung, damit Sie im Fall der Fälle bestens vorbereitet sind.
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Inhaltsverzeichnis
- 1 Der große Ratgeber Betriebsprüfung inklusive Checkliste: Alles Wissenswerte, Tipps & Tricks
- 1.1 Die wichtigsten Punkte vorab:
- 1.2 Was ist eine Betriebsprüfung?
- 1.3 Welche Arten von Betriebsprüfung gibt es?
- 1.4 Wer bekommt eine Betriebsprüfung?
- 1.5 Wann macht das Finanzamt eine Betriebsprüfung?
- 1.6 Wie läuft eine Betriebsprüfung beim Finanzamt ab?
- 1.7 Was wird bei einer Betriebsprüfung alles geprüft?
- 1.8 Checkliste Betriebsprüfung
- 1.9 Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
- 1.10 Wie häufig findet eine Betriebsprüfung statt?
- 1.11 Wie viele Jahre werden bei einer Betriebsprüfung geprüft?
- 1.12 Welche Folgen hat eine Betriebsprüfung?
- 1.13 Wie hoch ist bei einer Betriebsprüfung die durchschnittliche Nachzahlung?
- 1.14 Kann man eine Betriebsprüfung vermeiden?
- 1.15 Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung
- 1.16 Fazit
Die wichtigsten Punkte vorab:
- Eine Betriebsprüfung hat das Ziel zu klären, ob ein Unternehmen seine steuerlichen Verpflichtungen korrekt erfüllt hat.
- Es gibt verschiedene Arten von Betriebsprüfungen, wobei die Außenprüfung durch das Finanzamt die gebräuchlichste ist.
- Wer eine Betriebsprüfung verhindern oder die Häufigkeit minimieren möchte, sollte in erster Linie eine korrekte Buchführung sicherstellen.
- Es ist ratsam, die Betriebsprüfung gut zu planen und dabei einen Steuerberater miteinzubeziehen.
- Nach Abschluss der Betriebsprüfung erhalten die geprüften Unternehmen einen Abschlussbericht, in dem festgelegt wird, ob eine Anpassung der steuerlichen Grundlagen bzw. Nachzahlungen erforderlich sind oder nicht.
Was ist eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung (auch Außenprüfung bzw. Buchprüfung) ist ein Verfahren, bei dem das Finanzamt die steuerrelevanten Aspekte eines Unternehmens überprüft.
Bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten bei den steuerlichen Vorgängen, kann das Finanzamt ein Betriebsprüfung einleiten.
Sie wird normalerweise durchgeführt, wenn das Finanzamt den Verdacht hat, dass es zu Unregelmäßigkeiten bei den steuerlichen Vorgängen gekommen ist.Während einer solchen Prüfung müssen Unternehmer alle buchführungsrelevanten Unterlagen offenlegen.
Der Prozess einer Betriebsprüfung ist für viele Unternehmer unerwünscht und löst Unbehagen aus. Er kann allerdings problemlos verlaufen, wenn sich das Unternehmen angemessen darauf vorbereitet hat.
Welche Arten von Betriebsprüfung gibt es?
Neben dem bereits erwähnten Finanzamt können Betriebsprüfungen auch durch weitere Instanzen durchgeführt werden, wobei eine Prüfung durch den Fiskus am häufigsten vorkommt. In diesem Ratgeber liegt der Fokus daher auf dieser Art der Betriebsprüfung.
Betriebsprüfung durch das Finanzamt
Die Außenprüfung ist die verbreitetste Form der Betriebsprüfung. Sie wird vom zuständigen Finanzamt veranlasst und umfasst eine umfassende Überprüfung aller steuerlich relevanten Angelegenheiten, um sicherzustellen, dass ein Unternehmen alle Steuern in gesetzeskonform abführt.
Im Gegensatz dazu sind Sonderprüfungen spezifischen Steuerarten gewidmet, insbesondere der Lohn- und Umsatzsteuer, können sich aber auch auf spezifische Sachverhalte beziehen, wie etwa Liquiditätsprüfungen.
Darüber hinaus hat das Finanzamt die Befugnis, eine Nachschau durchzuführen, beispielsweise eine Kassen-Nachschau gemäß § 146b AO. Hierbei wird im Unterschied zur Außen- und Sonderprüfung der aktuelle Zustand und nicht ein zurückliegender Zeitraum überprüft.
Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung
Bei einer Betriebsprüfung durch die Rentenversicherung wird geprüft, ob Arbeitgeber ihre sozialversicherungsrechtlichen Pflichten erfüllen. Dies beinhaltet die korrekte Anmeldung, Abführung und Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge für ihre Arbeitnehmer. Diese Prüfungen finden in der Regel alle vier Jahre statt, können aber auch unangekündigt durchgeführt werden, wenn es Anlass für eine Überprüfung gibt.
Wer bekommt eine Betriebsprüfung?
Im Grunde kann eine Betriebsprüfung bei allen steuerpflichtigen
- Natürlichen Personen,
- Juristischen Personen und
- Personengesellschaften
durchgeführt werden, die Gewinne aus landwirtschaftlicher oder forstwirtschaftlicher Tätigkeit, aus Geschäftsbetrieben oder aus selbständiger Arbeit erzielen. Personen, die Einkünfte aus Vermietungen,Kapitalanlagen, anderen Einkommensquellen und Angestelltentätigkeiten haben, können nur dann geprüft werden, wenn diese Einnahmen im Jahr die Grenze von 500.000 Euro übersteigen.
Eine Betriebsprüfung ist nicht von der Branche abhängig.
Für die Außenprüfung durch das Finanzamt werden die steuerpflichtigen Unternehmen in insgesamt vier Größenklassen unterteilt:
- Großbetriebe (G)
- Mittelbetriebe (M)
- Kleinbetriebe (K)
- Kleinstbetriebe (Kst)
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft unterstützt Sie umfassend bei jedem Schritt der Betriebsprüfung, um rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen zu verhindern und Ihren Unternehmenserfolg zu sichern.
Wann macht das Finanzamt eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung wird vom Finanzamt i.d.R. aufgrund bestimmter Kriterien und Risikobewertungen vorgenommen. Größere Unternehmen werden regelmäßig geprüft, unabhängig davon, ob es Anzeichen für Unregelmäßigkeiten gibt oder nicht. Kleinere Unternehmen und Selbständige werden in der Regel in längeren Abständen geprüft, es sei denn, es gibt Anzeichen für steuerliche Unregelmäßigkeiten.
Wann wird das Finanzamt misstrauisch?
Das Finanzamt kann misstrauisch werden und eine Prüfung anordnen, wenn z.B.:
Um nicht in Auge des Finanzamt zu geraten, sollte Sie Unregelmäßigkeiten so gut es geht vermeiden.
- Unerklärliche Schwankungen in den Erträgen oder Ausgaben von einem Jahr zum nächsten vorliegen.
- Die gemeldeten Gewinne im Vergleich zu den Branchendurchschnitten ungewöhnlich niedrig sind.
- Häufige Änderungen in den Steuererklärungen vorgenommen werden.
- Regelmäßig verspätete Steuererklärungen eingereicht oder Steuerschulden zu spät begleicht werden.
- Es Unstimmigkeitenoder Unvollständigkeiten in den eingereichten Unterlagen gibt.
- Fehler in der Bilanz oder dem Jahresabschluss auftauchen.
- Es einen Hinweis auf Steuerhinterziehung gibt, etwa durch eine Anzeige.
Betriebsprüfungen mit und ohne Vorankündigung
Betriebsprüfungen können sowohl mit als auch ohne eine Vorankündigung erfolgen.
Betriebsprüfungen, die im Voraus angekündigt werden, werden üblicherweise als Außenprüfungen bezeichnet. Sie können alle Steuerarten umfassen, einschließlich der Lohn- und Umsatzsteuer. Bei unangekündigten Prüfungen handelt es sich meist um sogenannte Spezial- oder Sonderprüfungen (Lohnsteuernachschau, Kassennachschau, Umsatzsteuernachschau, Steuerfahndung).
Wenn ein Steuerpflichtiger von einer Betriebsprüfung erfährt, sollte er so schnell wie möglich einen geeigneten Steuerberater heranziehen. Dies gilt sowohl, wenn eine Prüfungsanordnung zugestellt wird, als auch, wenn Beamte der Behörde oder Steuerfahndung unangekündigt auftauchen.
Hinweis auf eine bevorstehende Außenprüfung
Stehen in Ihrem letzten Steuerbescheid Sätze wie z.B. “Der Bescheid ist nach § 165 Abs. 1 Satz 2 AO teilweise vorläufig” oder “Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig”? Dann könnte dies ein Hinweis auf eine anstehende Außenprüfung sein.
Wie läuft eine Betriebsprüfung beim Finanzamt ab?
Fragen auch Sie sich: Was passiert bei einer Betriebsprüfung? Keine Sorge, wir erklären es Ihnen ausführlich.
Eine Betriebsprüfung durch das Finanzamt folgt i.d.R.l einem bestimmten Ablauf:
Vorankündigung
Eine Betriebsprüfung beginnt normalerweise mit einer Vorankündigung durch das Finanzamt (ca. zwei Wochen vorher, bei Großbetrieben etwa vier Wochen zuvor), in der der Zeitpunkt der Prüfung, die zu prüfenden Steuerarten und Steuerjahre sowie die Identität des Prüfers genannt werden.
Vorbereitung
Sobald Sie von der Betriebsprüfung erfahren haben, können Sie sich und Ihr Umfeld dementsprechend vorbereiten und alle benötigten Daten aufbereiten. Ziehen Sie hierzu einen Steuerberater hinzu.
Prüfungsbeginn
Am ersten Tag der Prüfung hält der Prüfer ein sogenanntes Eingangsgespräch, in dem er den Ablauf erläutert und eventuell erste Fragen klärt.
Prüfung
Während der eigentlichen Prüfung werden die steuerlich relevanten Unterlagen des Unternehmens überprüft. Dies umfasst i.d.R. Geschäftsbücher, Belege, Rechnungen, Kontoauszüge und andere Unterlagen. Der Betriebsprüfer kann auch Fragen zu einzelnen Geschäftsvorfällen oder zur allgemeinen Geschäftstätigkeit stellen.
Prüfungsende
Nach Abschluss der Prüfung führt der Prüfer ein Schlussgespräch durch, in dem er seine vorläufigen Prüfungsergebnisse erläutert. Auf ein solches Abschlussgespräch haben Sie einen rechtlichen Anspruch (§ 201 AO). Danach erhält das Unternehmen einen Prüfungsbericht, in dem die endgültigen Ergebnisse der Prüfung dargestellt sind und welcher als Basis für die neuen Steuerbescheide dient.
Nachbereitung
Nach Erhalt des Prüfungsberichts kann das Unternehmen bei Unstimmigkeiten oder Unklarheiten Einspruch einlegen. Bei festgestellten Steuernachzahlungen wird normalerweise ein geänderter Steuerbescheid ausgestellt.
Steuerexperten hinzuziehen
Um rechtliche Konflikte zu verhindern und finanzielle Belastungen abzuwehren, ist es empfehlenswert, unmittelbar nach Ankündigung der Betriebsprüfung einen erfahrenen Steuerberater zu engagieren. Dabei sind fachliche Expertise und aktuelle Kenntnisse der Rechtsprechung von wesentlicher Bedeutung, ebenso wie langjährige Erfahrungen bezüglich des Betriebsprüfungsablaufs und der Interaktion mit den Prüfern. Außerdem hält Sie der betreuende Steuerberater stets auf dem Laufenden über potenzielle steuerliche Auswirkungen.
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft unterstützt Sie umfassend bei jedem Schritt der Betriebsprüfung, um rechtliche als auch finanzielle Konsequenzen zu verhindern und Ihren Unternehmenserfolg zu sichern.
Was wird bei einer Betriebsprüfung alles geprüft?
Wir listen Ihnen nachfolgend auf, welche Aspekte bei einer Betriebsprüfung untersucht werden und geben Ihnen ein praktische Checkliste an die Hand, in der Sie alle erforderlichen Unterlagen finden, welche der Betriebsprüfer von Ihnen benötigt.
Betriebsprüfung: Was wird geprüft?
Während der Prüfung wird der Betriebsprüfer die gesamte Finanzbuchführung durchleuchten. Hierzu zählen z.B.:
- Steuererklärungen
- Jahresabschlüsse
- Gewinn- und Verlustrechnungen
Unsere Checkliste kann bei Ihnen bei Ihrer Betriebsprüfung einige Sorgen ersparen.
- Umsatzsteuer
- Vorsteuerabzug
- Investitionsabzugsbeträge
- Sonderabschreibungen
- Schuldzinsen
- Kleinbetragsrechnungen
- Verträge
- Betriebsausgaben
- Privatnutzung von Firmenwagen, Telefon und Privatkonten
- Daten sämtlicher betrieblich benutzten Datenverarbeitungsprogramme (inkl. elektronischer Kassen- und Wiegesysteme)
- Versicherungsabgaben
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft
Gerne prüfen unsere Experten von Wendl & Köhler sämtliche Belege Ihrer Abgabe- und Steuerarten für Sie und bereiten diese gezielt mit Ihnen vor.
Checkliste Betriebsprüfung
Nachfolgend finden Sie eine handliche Checkliste für Betriebsprüfungen, in der Sie sehen können, welche Unterlagen benötigt werden, damit Sie bestens vorbereitet sind.
Wie lange dauert eine Betriebsprüfung?
Die Dauer einer Betriebsprüfung hängt von der Größe Ihres Unternehmens ab. Bei selbständig Tätigen und kleinen Firmen kann die Prüfung bereits innerhalb einiger Tage abgeschlossen sein, während sie bei großen Unternehmen mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann.
Wie häufig findet eine Betriebsprüfung statt?
Wie oft eine Betriebsprüfung stattfindet, ist von der Größe und der Art des Unternehmens abhängig, wie es durch die Betriebsprüfungsordnung (BPO) festgelegt wird: Achtung: Die BPO steht nicht in direkter Verbindung zu den Größenklassen des Handelsgesetzbuches (HGB).
Die Einteilung von Betrieben in Art und Größenklassen ist in § 3 der Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 definiert. Laut statistischen Daten kann davon ausgegangen werden, dass:
- Großunternehmen jedes Jahr eine Prüfung durch das Finanzamt erwarten sollten.
- Mittelgroße Unternehmen im Durchschnitt alle 3 bis 5 Jahre geprüft werden.
Klein- und Kleinstunternehmen typischerweise nur alle 10 bis 15 Jahre einer Betriebsprüfung unterliegen.
Wie viele Jahre werden bei einer Betriebsprüfung geprüft?
Gepflegte Steuerunterlagen, können eine erweiterte Betriebskontrolle verhindern.
Normalerweise begrenzt das Finanzamt seine Überprüfungen auf drei aufeinanderfolgende Steuerjahre. Ausnahmen treten jedoch auf, wenn es Anzeichen für Unregelmäßigkeiten gibt oder wenn Prüfungsmaterialien aus anderen Betriebsprüfungen anderer Steuerzahler vorliegen.
Der Drei-Jahres-Zeitraum kann auch erweitert werden, wenn der Betriebsprüfer während der Überprüfung Informationen erhält, die darauf hindeuten, dass es steuerliche Auswirkungen auch in anderen Jahren geben könnte.
Welche Folgen hat eine Betriebsprüfung?
Eine Betriebsprüfung kann verschiedene Auswirkungen auf ein Unternehmen haben, abhängig von den Ergebnissen der Prüfung:
Keine Änderung
Wenn der Prüfer keine Fehler oder Unstimmigkeiten feststellt, bleibt die steuerliche Situation des Unternehmens unverändert. Es gibt keine Nachzahlungen oder Anpassungen.
Nachzahlungen
Stellt der Prüfer fest, dass das Unternehmen in der Vergangenheit zu wenig Steuern gezahlt hat, kann dies zu Steuernachzahlungen führen. Diese können zudem mit Zinsen belegt werden, was zu zusätzlichen Kosten führt.
Anpassungen
Die Prüfung kann zu Anpassungen in der Besteuerungsgrundlage für zukünftige Steuerjahre führen. Dies kann bedeuten, dass das Unternehmen in der Zukunft mehr oder weniger Steuern zahlen muss.
Strafen
In Fällen von groben Fehlern oder Betrug kann die Betriebsprüfung zu finanziellen Strafen führen. In schwerwiegenden Fällen kann es sogar zu strafrechtlichen Konsequenzen, z.B. einer Freiheitsstrafe, kommen.
Beratung und Verbesserungen
Die Betriebsprüfung kann auch hilfreich sein, indem sie aufzeigt, wo das Unternehmen seine Buchhaltungspraktiken verbessern kann, um zukünftige Fehler oder Unklarheiten zu vermeiden.
Es ist wichtig, sich daran zu erinnern, dass jedes Unternehmen das Recht hat, gegen die Ergebnisse einer Betriebsprüfung Einspruch einzulegen, wenn es mit den Ergebnissen nicht einverstanden ist oder sie für falsch hält. In solchen Fällen kann es ratsam sein, einen Steuerberater oder Rechtsanwalt zu konsultieren.
Wie hoch ist bei einer Betriebsprüfung die durchschnittliche Nachzahlung?
Es ist schwierig, eine allgemeingültige durchschnittliche Nachzahlung bei Betriebsprüfungen zu benennen, da die Höhe der Nachzahlung stark von den individuellen Umständen jedes Unternehmens abhängt, einschließlich der Art und Größe des Unternehmens, der Art der gefundenen Unstimmigkeiten und der geprüften Zeiträume.
Laut der aktuellsten Betriebsprüfungsstatistik des Bundesfinanzministeriums aus dem Jahr 2021 steigen die Steuernachzahlungen jedoch um 15,93 Prozent auf 13,1 Milliarden Euro im Vergleich zum Vorjahr.
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft
Gerne prüfen unsere Experten von Wendl & Köhler sämtliche Belege Ihrer Abgabe- und Steuerarten für Sie und bereiten diese gezielt mit Ihnen vor.
Kann man eine Betriebsprüfung vermeiden?
Eine Betriebsprüfung ist grundsätzlich nicht vermeidbar. Sie können allerdings Einfluss auf die Häufigkeit der Prüfungen nehmen:
- Heften Sie Ihre Belege sorgfältig ab und verbuchen Sie diese ordnungsgemäß.
- Führen Sie Ihre Bücher übersichtlich und gemäß den gesetzlichen Vorgaben.
- Reagieren Sie zeitnah auf Schreiben vom Finanzamt.
- Sollten Sie eine Frist nicht einhalten können, informieren Sie das Finanzamt rechtzeitig und bitten um eine Fristverlängerung.
- Lassen Sie Ihre Jahresabschlüsse, wenn möglich, durch einen Steuerberater prüfen.
- Begleichen Sie Ihre Steuerschulden stets pünktlich.
Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung
Abschließend haben wir ein paar hilfreiche Tipps für Sie, um sich optimal auf eine Betriebsprüfung vorzubereiten, um Nachzahlungen und Strafen oder rechtliche Konsequenzen zu verhindern.
Zeigen Sie sich kooperativ
Zunächst einmal gilt es, nicht in Panik zu verfallen. Betrachten Sie den Betriebsprüfer als neutralen Kontrolleur und nicht als Ihren Gegner. Er ist da, um die korrekte Ausführung Ihrer Geschäftsprozesse zu bestätigen. Wenn Sie das demonstrieren können, gibt es keinen Grund zur Sorge. Zeigen Sie sich daher kooperativ.
Stellen Sie Ordnung sicher
Achten Sie darauf, dass sämtliche Unterlagen vollständig und ordentlich sind. Alle Geschäftsdokumente, die nicht Gegenstand der Betriebsprüfung sind, sollten hingegen aus dem Prüfungsraum entfernt werden.
Bestimmen Sie Auskunftspersonen
Wenn Sie als Geschäftsführer nicht persönlich Auskünfte an den Prüfer geben möchten, können Sie einen oder mehrere Ihrer Mitarbeiter dazu bestimmen, Auskunftspersonen zu sein. Ansonsten sollten Sie Ihren Mitarbeitern untersagen, Kontakt zum Betriebsprüfer zu haben, worunter auch Smalltalk fällt. Denn der Betriebsprüfer darf jedes Detail nutzen, welches ihm auffällt.
Legen Sie ggf. Widerspruch ein
Es besteht die Option, Widerspruch gegen bestimmte Aspekte der schriftlich zugestellten Prüfungsanordnung einzulegen, wenn die Prüfung als nicht gerechtfertigt erscheint oder wenn der Prüfer als befangen angesehen wird.
Gültige Pflichtangaben einer Prüfungsanordnung
Sie können Widerspruch einlegen, falls Ihre Prüfungsanordnung nicht die folgenden Informationen beinhaltet, da sie ansonsten ungültig ist:
- Name vom Betriebsprüfer
- Prüfungstermin und -ort
- Prüfungsbeginn
- Prüfungszeitraum
- Sachlicher Prüfungsumfang (z.B. Steuerarten)
Sprechen Sie sich mit Ihrem Steuerberater ab
Klären Sie im Vorfeld genau, welche Verantwortungen Ihr Steuerberater während der Betriebsprüfung übernehmen wird. Unsere Steuerkanzlei Wendl & Köhler bereitet Sie optimal auf eine Betriebsprüfung vor. Wir identifizieren mögliche Fehler oder Unstimmigkeiten in Ihrer Buchführung frühzeitig und gehen vorab mögliche Fragen des Betriebsprüfers durch. So gewährleisten wir einen schnellen und kostensparenden Prüfungsablauf, während unerwünschte Steuerschätzungen vermieden werden. Haben Sie keine Angst mehr, wenn das Finanzamt eine Prüfungsankündigung schickt – mit uns sind Sie bestens aufgestellt!
Fazit
Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft mbH unterstützt Sie gerne mit umfassender Expertise und leistet kompetente Hilfe bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer Betriebsprüfung. So stellen wir sicher, dass alle Ihre Steuerunterlagen korrekt sind und Sie keine teuren Nachzahlungen oder Strafen befürchten müssen. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!