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Wir helfen Ihnen bei der Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen
Wir sind Experten für Verfahrensdokumentation nach den GoBD
Wendl & Köhler Steuerberatung - Erfahrung seit mehr als 30 Jahren
Verfahrensdokumentation nach GoBD - Was ist das?
Eine Verfahrensdokumentation nach GoBD dient zum Nachweis, dass die Anforderungen des HGB (Handelsgesetzbuch) und der AO (Abgabenordnung) bezüglich der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt werden.
Die rechtliche Grundlage bildet hier das GoBD (Grundsätze zur Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). In dieser Verordnung ist auch die Verfahrensdokumentation geregelt.
Wer benötigt eine Verfahrensdokumentation?
Jedes steuerpflichtige Unternehmen ist zur Einhaltung der GoBD und damit zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Nur Einzelunternehmen und Freiberufler ohne Mitarbeiter sind von dieser Pflicht befreit.
Warum benötige ich eine Verfahrensdokumentation?
Beim GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums für Finanzen. Gefordert wird mit dieser Anweisung die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen in der Buchhaltung. Dies wird über eine Dokumentation ermöglicht. Dabei soll die Verfahrensdokumentation so übersichtlich gestaltet sein, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Unternehmensprozesse- und Strukturen verschaffen kann. Dazu müssen diese logisch, nachvollziehbar und vollständig dokumentiert werden. Bei einer Betriebsprüfung wird die Vollständigkeit der Dokumentation überprüft, alleine deshalb ist sie also notwendig. Darüber hinaus bietet eine Verfahrensdokumentation viele Vorteile für das Unternehmen selbst hinsichtlich Prozessoptimierung.
Bestandteile einer Verfahrensdokumentation
Bei einer Verfahrensdokumentation müssen Inhalt, Aufbau und Ablauf der Verarbeitungsprozesse von relevanten Daten in einem Unternehmen vollständig dargelegt werden. Dabei gliedert sich die Dokumentation optimalerweise in verschiedene Abschnitte.
Allgemeine Beschreibung
Im allgemeinen Bereich werden zunächst das Unternehmen, die Organisationsstruktur und die steuerrelevanten Prozesse in den einzelnen Unternehmensbereichen beschrieben.
Anwenderdokumentation
Die Anwenderdokumentation beschreibt die Prozesse im Unternehmen detailliert. Daher gehören alle Benutzerhandbücher, Arbeitsanweisungen, Schnittstellenbeschreibungen usw. in diesen Teil der Verfahrensdokumentation. Die Regeln für die Aufbewahrung und Sicherung von Belegen und Daten sollten hier ebenfalls dargelegt werden.
Technische Systemdokumentation
In der technischen Systemdokumentation wird dokumentiert, welche Hard- und Software im Unternehmen und für die Buchhaltung eingesetzt wird. Datensicherung und Datenschutz spielen in diesem Bereich eine große Rolle. Es sollte daher detailliert beschrieben werden, wie der Datenzugriff geregelt ist und wie Daten gegen Diebstahl, Verlust oder unberechtigten Zugang geschützt werden. Falls diese Aufgaben (teilweise) ausgelagert sind, sollte dies erwähnt werden.
Betriebsdokumentation
In der Betriebsdokumentation werden alle Anweisungen hinsichtlich IT-Sicherheit und IT-Betrieb gesammelt, inklusive Notfallpläne für die IT. Dargestellt werden sollte dabei auch, wie die Buchführung bei Ausfall der IT ordnungsgemäß weiterlaufen könnte.
Internes Kontrollsystem (IKS)
In diesem Teil wird dargestellt, wie die regelmäßige Kontrolle der beschriebenen Prozesse erfolgt. Hier sollte auch beschrieben werden, wer in der Organisation mit welchen Kompetenzen an der Kontrolle beteiligt und wer verantwortlich ist.
Wann muss ich eine Verfahrensdokumentation erstellen?
Da eine Verfahrensdokumentation bereits bei einer Umsatzsteuer-Nachschau angefordert werden kann und bei einer Betriebsprüfung vorliegen muss, ist sie theoretisch spätestens vor einer solchen Prüfung zu erstellen. Grundsätzlich sollte die Erstellung aber vorher erfolgen und die Dokumentation sollte regelmäßig aktualisiert werden. Prozesse ändern sich und es werden neue Programme eingesetzt, all dies sollte immer aktuell in der Verfahrensdokumentation dargelegt werden.
Theoretisch reicht ein einfaches Textverarbeitungsprogramm aus, um eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Das Einstellen von Bildern, Grafiken oder Inhaltsverzeichnissen sollte dabei möglich sein. Vorlagen und Muster gibt es im Internet. Darüber hinaus werden bereits diverse Programme auf dem Markt angeboten und auch DATEV stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Verfügung.
Konsequenzen bei fehlender oder fehlerhafter Verfahrensdokumentation
Falls bei einer Betriebsprüfung eine fehlerhafte oder gar keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann, kann dies dazu führen, dass die Buchführung verworfen und die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird. Dies kann zu 5-10% mehr Steuergrundlage führen. Die Schätzung fällt zwar nicht zwangsläufig an, wenn die Dokumentation fehlt, die Gefahr ist jedoch vorhanden. Daher wird eine Verfahrensdokumentation dringend empfohlen. Diese hat daneben auch große interne Vorteile für ein Unternehmen.
Vorteile der Verfahrensdokumentation für das Unternehmen
Die Verfahrensdokumentation hilft nicht nur, bei Betriebsprüfungen abgesichert zu sein. Sie hilft auch, Prozesse und Zuständigkeiten im Unternehmen klar zu definieren und zu dokumentieren. Dadurch können Abläufe besser hinterfragt und hinsichtlich ihrer Effizienz geprüft werden. Daneben ist eine solche Dokumentation sehr hilfreich, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen oder plötzlich erkranken. Kollegen oder neue Mitarbeiter können mit Hilfe der Verfahrensdokumentation besser und schneller eingearbeitet werden.
Eine Verfahrensdokumentation kann enorm bei der Effizienzsteigerung und der Unternehmenssteuerung helfen. Nutzen Sie diesen Vorteil!
Wir beraten Sie gerne.
Arten von Verfahrensdokumentationen
Nicht nur in steuerlicher Hinsicht ist eine Verfahrensdokumentation notwendig, auch das gesamte Unternehmen kann mit Hilfe von solchen Dokumentationen besser organisiert und gesteuert werden. Grundsätzlich ist der Begriff Verfahrensdokumentation als Arbeitsanweisung bzw. Organisationsbeschreibung definiert und wird in vielen Bereichen eingesetzt, um Prozesse zu beschreiben und zu steuern.
Zur Belegablage
Erfassung, Bearbeitung, Ablage und Archivierung von Papierbelegen sollte von allen Mitarbeitern eines Unternehmens gleich und gemäß bestimmter Richtlinien erfolgen. Diese sollten klar dokumentiert und stets befolgt werden. Dies entspricht nicht nur den buchhalterischen Grundsätzen und gesetzlichen Vorgaben, sondern erleichtert auch das Auffinden von Belegen und die Einarbeitung von neuen Mitarbeitern. Diese können die Regelungen jederzeit nachlesen.
Zum Ersetzenden Scannen
Falls die Belegbearbeitung digitalisiert erfolgt, sind die Prozesse zum Einscannen, Bearbeiten und Archivieren unbedingt detailliert zu dokumentieren. So wird sichergestellt, dass Belege jederzeit wiedergefunden werden können. Wenn jeder Mitarbeiter nach festgelegten Routinen vorgeht, gibt es darüber hinaus keine Probleme bei Urlaubsvertretungen, plötzlichen Erkrankungen oder Übernahme durch neue Mitarbeiter.
Zur Corona-Dokumentation
Damit Corona Hilfen korrekt beantragt und später korrekt abgerechnet werden können, empfiehlt sich eine frühzeitige Dokumentation aller diesbezüglichen Zahlen, Statistiken und Anträge. Die Schlussabrechnung der Hilfen ist dann wesentlich schneller möglich.
Zur Kassenführung
Die Art der Kassenführung sollte nach bestimmten Regeln ablaufen. Den Rahmen geben hier steuerrechtliche Bestimmungen. Die Kassenführung sollte stets gleich und gemäß der dokumentierten Prozesse erfolgen.
Die Verfahrensdokumentation in der Betriebsprüfung
Im Rahmen einer Betriebsprüfung ist stets eine Verfahrensdokumentation nach GoBD vorzulegen. Fehlt diese oder ist lückenhaft, kann dies dazu führen, dass die gesamte Buchführung verworfen wird und die Besteuerungsgrundlage geschätzt wird. Als Steuerberatungskanzlei unterstützen wir unsere Mandanten auch bei Betriebsprüfungen. Daher legen wir vorab viel Wert darauf, dass die Verfahrensdokumentation ordnungsgemäß vorliegt. Selbstverständlich können wir unsere Mandanten diesbezüglich beraten.
Brauchen auch Sie Unterstützung bei Ihrer Verfahrensdokumentation?
Als Steuerberatungsgesellschaft gehören Dokumentationen für uns zum Alltag. Wir kennen uns daher sehr gut aus mit Verfahrensdokumentationen und können Sie und Ihr Unternehmen daher auf Wunsch unterstützen und beraten.
Da wir nicht nur die Finanzen und Steuern unserer Mandanten, sondern stets das gesamte Unternehmen im Blick haben, schätzen wir besonders die Möglichkeiten, die sich aus einer Verfahrensdokumentation für die Steuerung eines Unternehmens ergeben.
Lassen Sie uns gemeinsam über dieses Thema sprechen. Vereinbaren Sie gerne einen unverbindlichen Termin zum Kennenlernen.
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