Sachzuwendungen an Arbeitnehmer – Was Sie wissen sollten

Sachzuwendungen an Arbeitnehmer zusätzlich zum Gehalt in Form von Gutscheinen, Geschenken oder geldwerten Vorteilen werden immer wichtiger, um gute Mitarbeiter zu halten, zu motivieren oder um neue Mitarbeiter zu finden. Viele dieser Zuwendungen sind zudem steuer- und sozialversicherungsfrei.

Allerdings gibt es einige Fallstricke in Bezug auf den steuerlichen Aspekt zu beachten. Wir helfen Ihnen gerne dabei, Ihre Mitarbeiter zu belohnen – ohne zu viel Steuer an das Finanzamt zu zahlen.

(21 Stimmen, Durchschnitt: 4,38 von 5)

Loading...

Geschenke an Arbeitnehmer

Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Geschenke in Form von Sachzuwendungen im Wert von 44 Euro pro Monat (inklusive Mehrwertsteuer) steuer- und sozialversicherungsfrei zukommen lassen. Oft wird dies für besondere Leistungen (z.B. Abschluss eines wichtigen Projektes) gewährt. Es kann aber auch als ständige oder zeitlich länger geplante Zuwendung (z.B. Sportkurs, Dienstfahrrad o.ä.) erfolgen.

Aufmerksamkeiten für Mitarbeiter

Falls es einen persönlichen Anlass für ein Geschenk des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer gibt (z.B. Mitarbeiter-Jubiläum, Geburtstag des Mitarbeiters, Eheschließung, Geburt eines Kindes, Rückkehr aus der Elternzeit, Rückkehr nach längerer Krankheit, Promotion, Beförderung) gilt ein höherer Freibetrag (60 Euro statt 44 Euro, jeweils inklusive Mehrwertsteuer) und die Aufmerksamkeit kann in dem Monat des Anlasses zusätzlich zum sonstigen Sachbezug geleistet werden. Es sind auch mehrere Geschenke in einem Monat möglich, falls es mehrere Anlässe gibt (z.B. Geburt eines Kindes und Promotion).

Geldwerter Vorteil

Neben dem Gehalt werden vom Arbeitgeber zusätzlich zur Verfügung gestellte Leistungen immer wichtiger für den Arbeitnehmer. Firmenwagen und Mitarbeiterrabatte für eigene Produkte des Unternehmens zählen zum Beispiel zu diesen Leistungen. Als geldwerter Vorteil wird dabei immer der Betrag zugrunde gelegt, den der Arbeitnehmer in eine Sachleistung investieren müsste, wenn er diese selbst finanziert.

• Für Mitarbeiterrabatte gibt es einen jährlichen Freibetrag von 1.080 Euro. Hier zählen lediglich die gewährten Rabatte oder der festgelegte Sachbezugswert – nicht der offizielle Gesamtpreis der Leistung.
• Firmenwagen werden mit der sogenannten 1% Regelung besteuert, bei Elektroautos sind es 0,5%. Eine Berechnungsgrundlage finden Sie hier.

Geldgeschenke

Auf Bargeld-Geschenke sollte besser verzichtet werden.

Geschenke in Form von Bargeld stellen steuerrechtlich keinen Sachbezug dar und müssen wie Gehalt versteuert werden und es ist volle Sozialversicherung auf diesen Betrag zu zahlen. Daher ist diese Art von Geschenk für den Mitarbeiter mit Nachteilen verbunden. Bevor Sie Geld für eine besondere Leistung verschenken, sollten Sie über andere Zuwendungen nachdenken.

Welche steuerfreien Zuwendungen an Mitarbeiter sind möglich?

Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter

Weihnachtsgeschenke an Mitarbeiter unterliegen der 44-Euro-Grenze. Dann gelten sie als Sachzuwendung. Es darf sich nicht um Bargeld oder um Gutscheine handeln, die bar ausgezahlt werden können. Diese wäre voll steuer- und sozialversicherungspflichtig. Beliebt sind als Weihnachtsgeschenke daher neben Sachgeschenken auch Gutscheine für bestimmte Geschäfte, für Tankstellen oder für bestimmte Restaurants – die natürlich nicht bar auszahlbar sind. Die Grenze von 60 Euro für „Aufmerksamkeiten“ gilt bei Weihnachtsgeschenken übrigens nicht, da es sich nicht um eine „persönliche“ Angelegenheit, wie z.B. Eheschließung oder Geburtstag, handelt.

Werbegeschenke an Mitarbeiter

Grundsätzlich werden alle Geschenke an Mitarbeiter während eines Monats zusammengezählt. Bis zu einer Summe von 44 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) sind diese Geschenke dann steuer- und sozialversicherungsfrei. Nicht eingerechnet werden lediglich sogenannte Streuwerbemittel (bis zu einem Wert von höchstens 10 Euro).

Jobticket als Sachbezug

Ein Jobticket kann unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei ausgestellt werden.

Ein Jobticket ist nur dann steuer- und sozialversicherungsfrei, wenn es zusätzlich zum Gehalt gewährt wird. Eine Gehaltsumwandlung ist also hier nicht zulässig. Allerdings ist bei dieser Variante zu bedenken, dass die Entfernungspauschale des Arbeitnehmers durch den Zuschuss zum Jobticket gemindert wird. Alternativ kann der Arbeitgeber die Jobticket-Kosten übernehmen und diese pauschal versteuern. Diese Steuern trägt dann nur der Arbeitgeber. Der Arbeitnehmer kann so weiterhin seine Entfernungspauschale geltend machen. Diese Alternative ist dann auch als Gehaltsumwandlung möglich. Da sich die Regelungen hierzu in den letzten Jahren häufiger geändert haben, sollte der jeweils aktuelle Stand beachtet werden. Lassen Sie sich hier unbedingt beraten!

Bahncard als Sachbezug

Es gibt die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Bahncard sponsort. Dies gilt sowohl für die Bahncard 25 als auch für die Bahncard 50 und sogar für die Bahncard 100. Sobald für alle anfallenden dienstlichen Fahrten innerhalb des Geltungszeitraumes die Summe der Rabatte höher ist als die Kosten für die Bahncard, ist die Bahncard selbst für den Mitarbeiter als Sachbezug steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist, dass die Prognoseberechnung der Ersparnisse bei Dienstreisen realistisch und nachvollziehbar ist. Es muss ersichtlich sein, dass die Bahncard vorrangig dem Interesse des Arbeitgebers dient, damit sie als Sachbezug ohne Steuer- und Sozialversicherungspflicht gelten kann.

Dienstfahrrad als Sachzuwendung

Seit 2019 kann ein Arbeitgeber dem Arbeitnehmer ein betriebliches Fahrrad steuer- und sozialversicherungsfrei überlassen. Der geldwerte Vorteil für eine private Nutzung ist gemäß §3 Nr. 37 EstG von der Steuer befreit, sobald das Fahrrad keine Gehaltsumwandlung darstellt, sondern zusätzlich zum Gehalt gestellt wird. Die gleiche Regelung gilt auch für Elektrofahrräder mit bis zu 25 km/h. Die Steuerbefreiung ist bis Ende 2030 befristet.

Sport- und Gesundheitsangebote als Sachzuwendung

Eine immer wichtigere Kategorie im Bereich der Gehaltsextras stellen zertifizierte Gesundheitskurse und Maßnahmen für die betriebliche Gesundheitsförderung dar. Die förderungswürdigen Maßnahmen sollen den allgemeinen Gesundheitszustand verbessern und werden deshalb staatlich im Rahmen der Steuergesetzgebung gefördert.

Folgende Leistungen sind grundsätzlich denkbar:

• Yoga- oder Sportkurse (nur bei zertifizierten Übungsleitern)
• Rückentraining
• Massagen
• Rauchentwöhnungskurse
• Ernährungsseminare
• Seminare zur Stressbewältigung
• Mitgliedschaft in einem Fitness-Studio (aktuell strittig, wird im Moment rechtlich geklärt)

Diese Leistungen sind bis zu einem Wert von 600 Euro pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei, sobald sie vom Arbeitgeber zusätzlich zum Gehalt gewährt werden. Falls mehr als 600 Euro gefördert werden, ist nur der Betrag zu versteuern, der den Freibetrag von 600 Euro übersteigt.

Vorsicht: Die Steuerfreiheit entfällt, falls die Förderung im Rahmen einer Gehaltsumwandlung erfolgt!

Belegschaftsaktien als Sachzuwendung

Viele Aktiengesellschaften bieten Ihren Mitarbeitern Belegschaftsaktien an. Bis zu einem Wert von 360 Euro pro Jahr ist dies steuer- und sozialversicherungsfrei möglich.

Handy oder Laptop von der Firma

Ein Mitarbeiter darf seinen Firmenlaptop auch privat nutzen ohne dass Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge anfallen.

Darf ein Mitarbeiter sein Firmenhandy oder seinen Firmenlaptop auch privat nutzen, so fallen dafür keine Steuern oder Sozialversicherungsbeiträge an. Dies ist auch unabhängig davon, wie teuer diese Geräte waren.

Falls Mitarbeiter ein Notebook oder Smartphone oder ähnliches verbilligt oder kostenlos zu rein privaten Zwecken zur Verfügung gestellt bekommen, muss der der Arbeitgeber pauschal 25% Lohnsteuer – aber keine Sozialversicherungsabgaben – zahlen.

Essen und Getränke im kleinen Umfang in der Firma

Stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern während der Arbeitszeit Getränke oder kleine Snacks kostenlos zur Verfügung (z.B. Kaffee, Tee, Mineralwasser, Kekse oder Obst) so sind diese Leistungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt nicht, wenn komplette Mahlzeiten (z.B. belegte Brote zum Frühstück oder Mittagessen) gestellt werden.

Essensmarken oder Restaurantgutscheine

Neben eigenen Kantinen, in denen der Zuschuss des Arbeitgebers direkt mit dem Preis der Mahlzeiten verrechnet werden kann, gibt es die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber Essensmarken oder Restaurantgutscheine ausgibt. Diese sind dann in bestimmten Kantinen oder Restaurants einlösbar. Der maximale Essens-Zuschuss beträgt 6,50 Euro seit 2020 pro Mahlzeit und Person. Davon sind 3,40 Euro Sachbezugswert und maximal 3,10 Euro Arbeitgeberzuschuss. Pro Arbeitstag darf nicht mehr als eine Mahlzeit bezuschusst werden. Außerdem darf der Zuschuss den tatsächlichen Preis der Mahlzeit nicht übersteigen. Sobald der Mitarbeiter mindestens den Sachbezugswert selbst zahlt, liegt kein geldwerter Vorteil für den Mitarbeiter vor. Der Mitarbeiter braucht dann keine Steuern zu zahlen. Falls der Mitarbeiter weniger als den Sachbezugswert zahlt, kann der Arbeitgeber den höheren Zuschuss pauschal versteuern. Dies gilt auch, wenn der Arbeitgeber den vollen Essenzuschuss an den Arbeitnehmer zahlt, dann sind 3,50 Euro vom Arbeitgeber pauschal mit 25% zu versteuern.

Die Höchstsätze im Bereich Kantine und Essensmarken werden laufend angepasst, achten Sie hier unbedingt auf aktuelle Werte! Weiterhin ist bei diesen Zuschüssen zu beachten, dass sie nur für die Tage gezahlt werden dürfen, die ein Arbeitnehmer in der Firma ist, also nicht für Urlaubs- oder Krankheitstage.

Zuschüsse für Kinderbetreuung

Unterstützt ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter bei den Kosten für Unterbringung und Betreuung von noch nicht schulpflichtigen Kindern, so sind diese Zuschüsse in unbegrenzter Höhe steuer- und sozialversicherungsfrei. Dies gilt z.B. für Zuschüsse zu Kindergärten, Kitas oder auch für Tagesmütter.

Voraussetzung ist, dass diese Leistungen keine Gehaltsumwandlung darstellen, sondern zusätzlich zum Gehalt gezahlt werden. Außerdem muss die Originalrechnung als Nachweis dem Arbeitgeber vorgelegt werden, damit die Kosten nicht auch vom Steuerpflichtigen zusätzlich als Sonderausgaben abgesetzt werden. Der Arbeitgeber vermerkt dann auf der Originalrechnung seinen Zuschuss, den Rest kann der Steuerpflichtige dann in seiner Einkommenssteuererklärung angeben.

Für viele Mitarbeiter ist der Zuschuss für Kinderbetreuung eine sehr attraktive Alternative zu einer eventuellen Gehaltserhöhung, die auch für den Arbeitgeber Vorteile bietet. Beide Seiten sparen Steuern und Sozialversicherung. Allerdings ist zu bedenken, dass die Regelung nur für noch nicht schulpflichtige Kinder angewendet werden kann. Irgendwann läuft der Zuschuss also aus.

Eine weitere attraktive Förderungsmöglichkeit besteht darin, den Mitarbeiter bei der berufsbedingten kurzfristigen Betreuung von Kindern zu unterstützen. Hier sind bis zu 600 Euro jährlich pro Mitarbeiter steuer- und sozialversicherungsfrei in Form von Zuschüssen möglich. Diese Regelung gilt für Kinder bis 14 Jahre und auch für pflegebedürftige Angehörige eines Mitarbeiters. Die Kosten sind auch hier per Rechnung zu belegen.

Weiterhin kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer bei der Suche nach geeigneten Betreuungseinrichtungen für Kinder bis 14 Jahre oder für behinderte Kinder oder für zu pflegende Angehörige unterstützen. Eine Höchstgrenze für Zuschüsse zu den Kosten für Beratung und Suche durch professionelle Anbieter gibt es hier nicht. Dieses Angebot hilft Mitarbeitern, sich auf die betrieblichen Belange zu konzentrieren, statt sich um die Suche nach Pflege oder Betreuung zu kümmern. Dies kommt auch den Interessen des Arbeitgebers entgegen.