Alles was Sie wissen müssen über den

Sachbezug

Das große Wendl & Köhler Steuer-Glossar

Der Sachbezug: Sachzuwendungen optimal einsetzen

Der Sachbezug ist eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren und gute Leistungen zu honorieren. Steuerfreie und steuerbegünstigte Zuwendungen bieten für Arbeitgeber und Arbeitnehmer eindeutige Vorteile, bei der Gestaltung ist jedoch Fingerspitzengefühl gefragt. Hier erfahren Sie, was bei Sachbezügen zu beachten ist, in welcher Höhe eine Zuwendung steuerfrei ist und welche Neuerungen seit 2022 gelten.

Inhaltsverzeichnis

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Die wichtigsten Punkte vorab:

  • Sachbezüge sind Zuwendungen, die ein Arbeitgeber in Form von Sachleistungen gewährt.
  • Bis zur Höhe von monatlich 50 Euro sind Sachbezüge steuerfrei, ein Übertrag auf Folgemonate ist jedoch nicht möglich.
  • Sachbezüge können alle Mitarbeiter erhalten, auch Minijobber, Auszubildende oder Teilzeitkräfte.
  • Seit 2022 sind Sachbezüge nur als zusätzliche Leistungen zum regulären Arbeitslohn möglich, eine Entgeltumwandlung ist ausgeschlossen.
  • Zu den Sachbezügen zählen beispielsweise ein Dienstwagen, Tankgutscheine oder Jobtickets.
Definition

Was ist ein Sachbezug?

Sachbezüge sind Leistungen des Arbeitgebers, die ein Arbeitnehmer im Rahmen seines Arbeitsverhältnisses als Gegenleistung für geleistete Arbeit erhält. Sie sind nicht den Geldleistungen zuzuordnen, vielmehr handelt es sich um Zuwendungen, die dem Arbeitnehmer in Form von Sachleistungen zufließen. Arbeitgeber können Sachbezüge zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt als freiwillige Leistung gewähren. Grundsätzlich zählen Sachbezüge zu den steuerpflichtigen Einkünften (siehe § 2 LStDV), somit sind hinsichtlich der Besteuerung dieselben Grundsätze zu beachten wie beim Barlohn. Als Rechtsgrundlage für die lohnsteuerliche Behandlung der Sachbezüge dient § 8 Abs. 1 EStG (Einkommensteuergesetz), eine mögliche Steuerbefreiung ist in § 8 Abs. 2 EStG geregelt.

In welcher Höhe ist Sachbezug steuerfrei?

Während Geldgeschenke in der Regel wie normaler Lohn zu versteuern sind, gilt bei Sachlohn eine monatliche Freigrenze. Als steuerfreier Sachbezug (2022) gelten Sachzuwendungen, die eine monatliche Bagatellgrenze von 50 Euro nicht übersteigen (bis Ende 2021: 44 Euro). Dabei ist zu beachten, dass die Abgrenzung zwischen Geld- und Sachleistungen durch den Gesetzgeber seit 2020 klar geregelt ist (siehe § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Der Rabattfreibetrag ist eine weitere Möglichkeit, Arbeitnehmern Sachbezüge in 2022 und später zu gewähren. Profitieren Mitarbeiter von Rabatten (Mitarbeiterrabatt, Belegschaftsrabatt) auf den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, gelten diese Zuwendungen als steuerpflichtiges Arbeitsentgelt. Allerdings sind die gewährten Vorteile steuerfrei, sofern der gesetzlich vorgegebene Rabattfreibetrag von 1.080 Euro pro Jahr nicht überschritten wird (siehe § 8 Abs. 3 Satz 2 EStG).

Gilt bei Aufmerksamkeiten zu besonderen Anlässen die Freigrenze?

Geschenke zu bestimmten Anlässen fallen nicht unter die monatliche Freigrenze von 50 Euro, aus steuerrechtlicher Sicht sind sie separat zu behandeln. Diese Aufmerksamkeiten zählen nicht zum regulären Arbeitslohn. Die Sachzuwendungen müssen konkret mit einem besonderen persönlichen Ereignis in Zusammenhang stehen und sind zeitnah zu überreichen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Beförderung
  • Mitarbeiterjubiläum
  • Verabschiedung in den Ruhestand
  • Geburtstag
  • Hochzeit
  • Geburt eines Kindes

Entscheidend ist, dass es sich um ein persönliches Ereignis aus dem privaten oder beruflichen Umfeld des jeweiligen Mitarbeiters handelt. Für das jährliche Weihnachtsgeschenk wird die Finanzbehörde die Steuerbefreiung jedoch in der Regel nicht akzeptieren. Je Anlass gilt für Geschenke wie beispielsweise Bücher, Weine, Blumen oder Präsentkörbe eine Freigrenze von 60 Euro.

Kann Ihnen bei dem Sachbezug behilflich sein?

Dirk Wendl

Wie können Arbeitnehmer einen Sachbezug erhalten?

Sachbezüge in 2022 und Folgejahren können Arbeitgeber freiwillig als zusätzliche Leistung zum regulären Arbeitsentgelt gewähren (siehe § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Es handelt sich um freiwillige Leistungen der Arbeitgeber, eine gesetzliche Verpflichtung besteht nicht. Mit zusätzlich zum regulären Arbeitsentgelt gewährten Benefits zeigen Sie guten Mitarbeitern Ihre Wertschätzung und binden die Arbeitnehmer möglicherweise stärker an Ihr Unternehmen. Falls Sie als Arbeitnehmer bisher noch keine Sachbezüge erhalten, können Sie Ihren Arbeitgeber darauf ansprechen und statt einer Gehaltserhöhung auf die mögliche Nettolohnoptimierung mittels Sachlohn verweisen.

Sachbezüge bieten Vorteile für Arbeitgeber

Nicht nur für die Mitarbeiter sich Sachbezüge vorteilhaft, auch Arbeitgeber profitieren von entscheidenden Vorteilen:

  • Arbeitgeber zahlen auf steuerfreie Sachbezüge keine Abgaben
  • Sachbezüge sind als Betriebsausgaben absetzbar
  • Zeichen der Wertschätzung für geleistete Arbeiten wirken sich positiv auf die Motivation der Mitarbeiter aus
  • Zufriedenheit und Leistungsbereitschaft steigen, wenn sich Mitarbeiter wertgeschätzt fühlen
  • Extras können das Betriebsklima positiv beeinflussen und die Arbeitgeberattraktivität steigern

Der Fachkräftemangel zeigt sich in nahezu allen Branchen, neue Mitarbeiter sind daher entsprechend schwer zu finden. Selbst kleine Benefits und Zuwendungen wie der steuerfreie Sachbezug können bei der Anwerbung von neuen Mitarbeitern daher durchaus einen entscheidenden Unterschied bewirken.

Was sollten Arbeitgeber beachten?

Wenn Sie als Arbeitgeber Ihren Mitarbeitern Sachbezüge gewähren, sollten Sie einige Punkte beachten:

Freigrenze beachten:

Die monatliche Freigrenze von 50 Euro ist genau einzuhalten. Überschreitet die Sachzuwendung diese Grenze auch nur um einen Cent, sind in der Folge auf den gesamten Zuwendungsbetrag Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge abzuführen.

Keine Gehaltsumwandlung:

Der monatliche Sachbezug von 50 Euro bleibt nur steuerfrei, wenn er zusätzlich zum regulären Arbeitslohn gewährt wird (siehe § 8 Abs. 2 Satz 11 EStG). Eine Gehaltsumwandlung ist seit der Anpassung der Regelungen nicht mehr möglich.

Keine Barauszahlung:

Sachbezüge sind gemäß § 8 Absatz 2 Satz 1 EStG klar von Geldleistungen abzugrenzen, Barauszahlungen oder Überweisungen sind somit nicht zulässig. Für die Anwendung der Freigrenze kommen ausschließlich Sachleistungen in Betracht, so sind beispielsweise nachträgliche Kostenerstattungen oder zweckgebundene Geldleistungen nicht zulässig (siehe § 8 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Bewertung zum Bruttowert:

Bei Sachbezügen erfolgt grundsätzlich eine Bewertung zum Bruttowert. Auf der Gehaltsabrechnung ist ein Sachbezug als separater Brutto­gehalts­bau­stein auszuweisen, anschließend wird der Bruttowert vom Nettogehalt abgezogen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass der Arbeitnehmer die Leistung nicht doppelt erhält.

Für alle Mitarbeiter anwendbar:

Sachbezüge können alle Mitarbeiter eines Unternehmens erhalten, berechtigt sind somit auch Auszubildende, Teilzeitkräfte und geringfügig Beschäftigte (Minijobber). Selbst bei Kurzarbeit sind steuerfreie Sachbezüge möglich.

Zuflussprinzip:

Da es sich um eine monatliche Freigrenze handelt, ist der Zeitpunkt der Leistung entscheidend. Die monatlichen Sachbezüge dürfen nicht gesammelt und jährlich ausgezahlt werden, nicht ausgeschöpfte Beträge verfallen und lassen sich nicht auf den nächsten Monat übertragen. Die Mitarbeiter unterliegen hingegen keinen Vorgaben hinsichtlich einer zeitnahen Einlösung. Sie können somit Gutscheine durchaus sammeln und erst später einlösen.

Sachbezug in der Lohnabrechnung angeben

Als geldwerter Vorteil ist der Sachbezug auf der Lohnabrechnung dem regulären Bruttolohn zuzurechnen, er erhöht somit die anfallende Lohnsteuer und die Sozialversicherungsbeiträge.

In der Lohnabrechnung erhöht der Sachbezugswert den Bruttolohn und für den Mitarbeiter somit sowohl die Lohnsteuer als auch die Sozialversicherungsbeiträge. Eine Abrechnung erfolgt nach folgendem Schema:

Bruttoentgelt + Sachbezug + weitere Posten (z. B. vermögenswirksame Leistungen, Zuschläge etc.) = Gesamtbrutto

Gesamtbrutto

– Lohnsteuer

– ggf. Kirchensteuer (falls zutreffend)

– Solidaritätszuschlag

– Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung

= Nettoentgelt

– Sachbezug

= Auszahlungsbetrag

Der geldwerte Vorteil ist nach Berechnung des Nettoentgelts wieder abzuziehen, da er lediglich der Berechnung von Sozialversicherungsbeiträgen und Steuern unterliegt.

Wie wirkt sich ein Sachbezug auf das Gehalt aus?

Gemäß § 8 EStG zählen generell alle Zuwendungen als Einnahmen, die in Geld oder einem Geldwert bestehen. Steuerfreie oder pauschal besteuerte Zuwendungen sind demzufolge im steuerrechtlichen Sinne Bestandteile des Arbeitsentgelts eines Arbeitnehmers. Der Sachbezug erweist sich für Arbeitnehmer als unkomplizierte Art der Nettolohnoptimierung. Da Arbeitgeber ebenfalls von entscheidenden Vorteilen profitieren, kann die Bereitschaft zur Gewährung von Sachbezügen in vielen Fällen deutlich größer sein als bei der Frage nach einer Gehaltserhöhung.

Ziel der steuerfreien und steuerbegünstigten Sachbezüge ist die Optimierung des Nettoentgelts eines Arbeitnehmers. Zuwendungen wie die private Nutzung eines Dienstfahrzeuges, Mitarbeiterrabatte oder Tankgutscheine bieten Mitarbeitern finanzielle Vorteile und sind somit für beide Seiten gleichermaßen vorteilhaft.

Beispiele für Sachbezüge im Überblick

Es gibt viele Möglichkeiten, Sachbezüge zu nutzen, Arbeitgeber können Arbeitnehmern unterschiedliche Sachbezüge gewähren. Dazu zählen beispielsweise:

Steuerfreier Sachbezug (2022) pro Monat:

Sachbezüge sind monatlich bis zum Wert von 50 Euro steuerfrei, dazu zählen beispielsweise Sachgeschenke oder Warengutscheine.

Jährlicher Rabattfreibetrag:

Arbeitgeber können Mitarbeiterrabatte für den Kauf von Waren oder Dienstleistungen gewähren, der jährliche Rabattfreibetrag liegt bei maximal 1.080 Euro.

Firmenwagen oder Dienstfahrrad:

Neben der rein beruflichen Nutzung eines Firmenwagens ist alternativ die Gewährung der privaten Nutzung möglich. Die Nutzungsüberlassung schließt in diesem Fall Fahrten für private Zwecke ein, hier sind meist Einkommensteuer und Sozialversicherungsbeiträge für geldwerten Vorteil zu entrichten. Möglich ist in diesem Zusammenhang auch die steuerfreie Überlassung eines Dienstfahrrads.

Jobticket:

Arbeitgeber können Mitarbeitern Monats- oder Jahresfahrkarten für öffentliche Verkehrsmittel zur Verfügung stellen, seit Januar 2019 sind diese Zuwendungen steuerfrei. Allerdings sollten Arbeitnehmer beachten, dass bei der Einkommensteuererklärung eine Anrechnung auf die Entfernungspauschale erfolgt.

Betriebliche Gesundheitsförderung:

Pro Jahr können Unternehmen jeden Mitarbeiter steuerfrei mit bis zu 600 Euro für die Gesundheitsförderung unterstützen, dazu zählen neben Programmen zur betrieblichen Gesundheitsförderung auch Gesundheitskurse (z. B. Bewegung, Ernährung, Stressbewältigung).

Neue Regelungen: Sachbezüge 2022

Steuerfreier Sachbezug 2022 erhöhte sich von 44 Euro auf 50 Euro. Die Neuregelung der Sachbezüge 2022 umfasst neben der Erhöhung der Freigrenze auch verschärfte Gutscheinregelungen. Für Zuwendungen ist die Sachbezugseigenschaft entscheidend, andernfalls sind eine Steuerbefreiung oder die pauschale Besteuerung gemäß § 37b EStG nicht möglich. Zweckgebundene Geldleistungen sind nicht den Sachleistungen zuzuordnen und gelten als Geldleistungen. Auch die nachträgliche Kostenerstattung gegen Vorlage einer Quittung sowie Geldsurrogate und weitere Vorteile, die auf einen Geldbetrag lauten, gelten nicht als Sachbezüge.

Bestimmte zweckgebundene Gutscheine und Geldkarten sind weiterhin als steuerfreier Sachbezug (2022 und Folgejahre) anzusehen, sofern sie nicht als Zahlungsdienste deklariert sind und den Empfänger ausschließlich zum Bezug von Waren bzw. Dienstleistungen berechtigen (siehe § 8 Abs. 1 Satz 3 EStG). Für die Anerkennung als Sachbezüge (2022) sind weitere Kriterien nach dem Kriterien nach dem Zahlungsdiensteaufsichtsgesetz (ZAG) entscheidend, dabei liegt das Augenmerk insbesondere auf drei Kategorien:

– Limitierte Netze: Gutscheine von Einzelhandelsketten und Geschäften oder regionale City-Cards (siehe § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. a ZAG)

– Limitierte Produktpalette: Tankkarten, Kinokarten, Gutscheine für Buchhandlungen etc. (siehe § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. b ZAG)

– Essensmarken und andere Instrumente, die steuerlichen und sozialen Zwecken dienen (siehe § 2 Abs. 1 Nr. 10 Buchst. c ZAG)

Bis 2020 war alternativ auch eine Gehaltsumwandlung möglich, mit der Neuregelung ist inzwischen jedoch ein Zusätzlichkeitserfordernis gesetzlich verankert (siehe § 8 Abs. 4 EStG). Bei einer Gehaltsumwandlung ist der steuerliche Vorteil für Sachbezüge in 2022 und den Folgejahren somit ausgeschlossen.

Fazit

Der Sachbezug bietet für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen entscheidende Vorteile, allerdings sind bei der Gewährung einige Fallstricke zu umgehen. Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft unterstützt Sie gerne bei der individuellen Gestaltung und stellt Ihnen umfassende Expertise zur Verfügung. Vereinbaren Sie einen Beratungstermin, wir freuen uns auf Ihren Anruf.

Autor: Dirk Wendl

Steuerberater

Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.

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