Kassennachschau Neuregelung 2018: Unangemeldete & verdeckte Prüfungen sind zulässig

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Seit dem 1. Januar 2018 greifen einige Neuregelungen zur Kassennachschau (§146b Abgabenordnung), die Ende 2016 durch das “Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen” eingeführt wurden. Prüfer dürfen fortan unangekündigt kommen und die Nachschau einsehen. Dies kann offen wie auch verdeckt geschehen. Finanzämter haben die Möglichkeit, Testkäufer zu Ihnen zu schicken. Die verdeckte Kassennachschau dürfte allerdings erst ab 2020 besonders relevant werden.

Die Kontrolle durch den Prüfer

Was darf der Prüfer bei der Kassennachschau kontrollieren?

Im Mittelpunkt der Nachschau steht die Kasse. Der Prüfer darf kontrollieren, ob Sie alle gesetzlichen Anforderungen der Kassenführung erfüllen. Dies betrifft beispielsweise die Umsetzung der “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD) im Zusammenhang mit der Kasse. Hierzu zählt beispielsweise die Pflicht zur Einzelaufzeichnung von Geschäftsvorfällen, die seit Oktober 2017 obligatorisch ist. Elektronische PC-Kassen sollen zudem Teil der Verfahrensdokumentation werden. Dies bedeutet, dass Ihre Kasse automatisch Daten an die Buchhaltungssoftware übermittelt.

Der Prüfer darf die Aushändigung der entsprechenden Daten verlangen, sei es in schriftlicher oder elektronischer Form. Befindet sich ein Teil der Daten bei Dritten (z.B. via Datev Export), müssen jene die Informationen umgehend aushändigen. Einzige Ausnahme sind Steuerberater: Der Prüfer muss sich bei jenen mit einer Frist von einer bis zu zwei Wochen ankündigen.

Was darf der Prüfer bei der Kassennachschau nicht kontrollieren?

Die Nachschau ist keine Betriebsprüfung. Lediglich die Kasse steht im Mittelpunkt. Möchte der Prüfer beispielsweise Schränke oder Akten kontrollieren, raten wir unseren Mandaten dazu, dies zu verweigern. Auch Ihre Privaträume sind tabu. Dabei gilt lediglich eine Ausnahme: Der Prüfer darf Zugang erlangen, um für die “Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung” Sorge zu tragen. Darunter fällt für Sie eigentlich nur, wenn der Staat befürchtet, dass Sie die Kasse “schönen”, um Ihren Mehrwertsteuersatz zu drücken. Ansonsten betrifft diese Regelung die Prävention von Finanzstraftaten wie beispielsweise Geldwäsche.

Verlangt der Prüfer Zugang zu Ihren Privaträumen, verweigern Sie diese. Machen Sie darauf aufmerksam, dass Ihr Kassensystem in Ihrem Geschäft oder Ihrem Büro steht. Verlangen Sie von dem Prüfer eine schriftliche Kenntnisnahme des Prüfers davon, dass Sie ihn darauf hingewiesen haben, dass Sie ihm keinen Zugang gestatten müssen und den Zutritt verweigern.

Wann darf der Prüfer kommen?

Diesbezüglich ist das Gesetz sehr kryptisch. Es spricht von den “üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten”. Die Rechtsprechung geht davon aus, dass der Prüfer deshalb an den branchenüblichen Werktagen zu den gängigen Geschäftszeiten klingeln darf. Sind Sie beispielsweise Apotheker, müssen Sie nicht befürchten, dass Sie plötzlich um 23:00 Besuch vom Finanzamt bekommen.

Dürfen Sie die Prüfung verweigern?

Sie dürfen die Prüfung vollständig verweigern. Der Prüfer besitzt keine Zwangsmittel, um sie durchzusetzen. Allerdings kann das Finanzamt in der Folge beispielsweise umgehend eine Betriebsprüfung ansetzen.

Angemessen auf die Kassennachschau vorbereiten

Für wen sind die Neuregelungen der Kassennachschau besonders relevant?

Die Neuregelungen sollten insbesondere Personen beherzigen, die mit veralteten Kassensystemen arbeiten. Spätestens ab 2020 dürften nur noch moderne PC-Kassen prüfungssichere Systeme sein. Aber auch, wer bereits auf elektronische Kassensysteme vertraut, sollte sichergehen, dass jene den neuen gesetzlichen Anforderungen im Detail standhalten. Grundsätzlich gilt deshalb: Die Neuregelungen gehen jeden Geschäftsinhaber mit einer Kasse an.

Ab wann gelten die neuen Anforderungen an Kassensysteme und was muss bereits umgesetzt sein?

Die Neuregelungen werden stufenweise eingeführt. Für einige Neuerungen gilt noch eine Schonfrist bis 2020. Für einige Regelungen sind sämtliche Übergangfristen allerdings bereits abgelaufen. Bereits aus dem Jahr 2010 stammen die folgenden Anforderungen, die seit 2017 umgesetzt sein müssen:

– Daten in Registrierkassen müssen immer auslesbar sein. Sie müssen außerdem maschinell auswertbar sein
– Alle elektronischen Kassenaufzeichnungen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden
– Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden
– Die Kasseneinnahmen müssen täglich festgehalten werden
– Daten müssen auf einem manipulationssicheren und nicht flüchtigem Medium gespeichert werden. Cloud-Lösungen scheiden damit vermutlich aus, abgesehen von serverbasierten Inhouse-Clouds z.B. in großen Kaufhäusern

Ab dem 1.1.2020 treten folgende Regelungen hinzu:

– Es dürfen nur noch den GoBD zertifizierte elektronische Kassensysteme zum Einsatz kommen. Eine Ausnahmeregelung für die offene Ladenkasse bleibt bestehen
– Neue elektronische Aufzeichnungssysteme müssen innerhalb von vier Wochen nach Anschaffung an das Finanzamt gemeldet werden. Wurde ein neues System vor dem Stichtag angeschafft, muss es bis zum 31. Januar 2020 gemeldet
– Es besteht eine Belegausgabepflicht an jeden Kunden (Läden mit offener Ladenkasse dürfen eine Ausnahme beantragen)

Eine letzte Übergangsfrist besteht für Inhaber von Kassensystemen, die nicht zertifiziert sind, aber ansonsten den Anforderungen genügen. Sie dürfen noch bis 2022 weiterbetrieben werden. Nach unserer Einschätzung macht ein Tausch einer nicht vorschriftsmäßigen Kasse in der Mehrzahl der Fälle mehr Sinn als eine Umrüstung. Lediglich PC-Kassen, die bereits den Großteil der neuen Vorschriften genügen, können ohne großen finanziellen Aufwand aufgerüstet werden.

Was folgt aus den neuen Anforderungen?

Ab sofort ist wichtig, dass Sie manipulationssichere Aufzeichnungen erstellen müssen, bei denen alle Änderungen programmtechnisch nachvollzogen werden können. Excel-Lösungen, die in vielen Unternehmen beliebt sind, können entsprechend nicht mehr zum Einsatz kommen. Selbst, wer nicht mit elektronischen Büchern arbeitet, muss aber aufpassen. Bei einer händischen Buchführung muss der täglich zu erstellende manuelle Kassensturz mit dem rechnerischen übereinstimmen.

Ab 2020 wird zudem die verdeckte Nachschau wichtiger. Jetzt wird es für das Finanzamt interessanter, ob Sie wirklich ein angemeldetes System zum Einsatz bringen oder der Pflicht zur Quittungsausgabe nachkommen.

Der Prüfer ist zu Besuch

Wie sollten Sie sich während der Prüfung verhalten?

Behandeln Sie den Prüfer grundsätzlich freundlich wie einen Gast des Hauses. Vergessen Sie dabei aber nicht, dass Sie der Hausherr sind und die Regeln machen. Wenn Sie beispielsweise Erfahrungen mit der Umsatzsteuernachschau gemacht haben, wissen Sie, dass einige Prüfer Ihren Auftrag gerne „ausdehnen“. Das sollten Sie bei der Kasse genau wie bei der Umsatzsteuer unterbinden. Wir raten Ihnen dazu, sofort den Steuerberater zu informieren, wenn eine unangemeldete Nachschau passiert.

Wir raten außerdem dazu, dass Sie ständig eine instruierte Person im Laden haben, die weiß, was bei einer Nachschau zu beachten ist. Erarbeiten Sie Ihren Dienstplan entsprechend. Wenn Sie nicht im Geschäft sind, ist der Prüfer nicht verpflichtet, auf Sie zu warten. Er kann umgehend die Aushändigung der Unterlagen verlangen.

Welche Folgen kann die Prüfung haben?

Im Idealfall zeigt die Prüfung, dass Ihre Kasse in Ordnung ist. Sie haben nichts weiter zu befürchten. Allerdings kann der Prüfer sofort zu einer Außenprüfung übergehen, wenn die Nachschau hierfür Verdachtsmomente eröffnet. Diesen Übergang muss der Prüfer schriftlich dokumentieren. Bleibt dies aus, ist die Außenprüfung unzulässig. Über die weiteren Konsequenzen lässt sich konkret nichts sagen. Sie hängen wesentlich von den Ergebnissen der Außenprüfung ab.

Bei Fragen oder Hilfeersuchen zur Nachschau Ihrer Kasse wenden Sie sich gerne an uns!