Wenn die Buchführung der Kasse nicht ordnungsgemäß, richtig und vollständig erfolgt, kann dies im Falle einer Prüfung zu ernsten Konsequenzen führen.
Welche Neuregelungen gibt es bezüglich Kassenbuch?
Ab Januar 2020 gab es vielfältige Neuerungen zum Thema Kassenbuch. So sollten Manipulation an Kassenaufzeichnungen sowie der damit verbundene Steuerbetrug wirksam eingedämmt werden. Insbesondere folgende Änderungen waren dabei relevant:
Meldepflicht:
Alle Steuerpflichtigen müssen dem zuständigen Finanzamt die Art sowie die Anzahl der im Unternehmen genutzten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen melden.
Umstellung von elektronischen Registrierkassen:
Seit Januar 2020 müssen Aufzeichnungssysteme durch zertifizierte Sicherheitseinrichtungen geschützt werden. Die Bestimmung sowie Zertifizierung hinsichtlich der technischen Anforderungen werden vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vorgenommen. Ausnahmen gelten für Registrierkassen, die den Regelungen der Kassenrichtlinie 2010 entsprechen und zwischen dem 25. November 2010 und dem 31. Dezember 2019 angeschafft wurden. Wenn diese Kassen bauartbedingt nicht aufrüstbar sind und die neuen Anforderungen somit nicht erfüllen können, war für betroffene Unternehmer die Nutzung bis 31. Dezember 2022 weiterhin möglich.
Pflicht zur Ausgabe von Quittungen an Kunden:
Werden elektronische Aufzeichnungssysteme genutzt, muss bei jedem Geschäftsvorfall ein Beleg (in Papierform oder elektronisch) für den Kunden erstellt werden. Allerdings muss der Kunde diesen Beleg nicht zwingend mitnehmen. Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht ist aus Zumutbarkeitsgründen für Unternehmen möglich, die Waren an eine große Zahl nicht bekannter Personen verkaufen. Diese Regelung könnte in der Gastronomie zum Beispiel für Bars und Diskotheken angewendet werden.
Tipp: Prüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater die Anwendbarkeit dieser Regelung für Ihren Gastronomiebetrieb!
Bußgelder:
Zusätzlich zur bisherigen Regelung können seit Januar 2020 auch Bußgelder in Höhe von bis zu 25.000 Euro gegen Vertreiber von nicht ordnungsgemäßen Kassensystemen oder Manipulations-Software erhoben werden. Ein Bußgeld kann bei einem Verstoß und unabhängig von der Entstehung eines steuerlichen Schadens erhoben werden.
Weitere wichtige Fragen zum Thema Kassenbuch in der Gastronomie
Wir haben hier für Sie weitere wichtige Fragen zum Thema Kassenbuch zusammengestellt:
Welche Kassenbuch Tools gibt es?
Die Nutzung spezieller Tools für das Kassenbuch Gastronomie erleichtert die tägliche Arbeit. Nachstehend finden Sie einige Beispiele:
Tipp: Fragen Sie Ihren Steuerberater nach dem für Sie richtigen Tool. Steuerberatungskanzleien kennen sich mit diesem Thema besonders gut aus und können Ihnen viele Tipps geben, die Ihnen die Buchführung erleichtern. Gerne stehen wir von der Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft für alle diesbezüglichen Fragen zur Verfügung.
Kann man das Kassenbuch mit Excel führen?
Nein, eigentlich nicht – denn laut § 158 AO ist die Buchhaltung mittels veränderbarer elektronischer Dateien unzulässig. So soll Manipulationen und einem möglichen Steuerbetrug vorgebeugt werden. Bei einer Prüfung kann die einfache Kassenbuch-Excel-Tabelle dazu führen, dass die Steuerbehörde “hinzuschätzt”. Als Rechtsgrundlage für diese Vorgehensweise dient § 162 AO. Somit ist die Verwendung einer entsprechenden Software deutlich sinnvoller.
Tipp: Allerdings kann eine Excel-Tabelle reichen, wenn zu allen Einnahmen Einzelbelege vorliegen. Dann besteht die Kassenbuchführung aus den Einzelbelegen. Diese müssen dann jedoch zwingend mit der Excel-Tabelle übereinstimmen!
Welche Strafen drohen bei fehlerhafter Kassenbuchführung?
Eine fehlerhafte Kassenbuchführung kann im Ernstfall zu ernsten Konsequenzen führen. Neben den Hinzuschätzungen, die zu hohen Forderungen führen können, drohen zudem folgende Maßnahmen:
- hohe Geldbußen
- gewerberechtliche Sanktionen
- bei Steuerhinterziehung: Freiheitsstrafen
Das Finanzamt akzeptiert keine Fehler in der Kassenbuchführung im Rahmen einer nicht ordnungsgemäßen Buchhaltung. Wenn Angaben fehlen, unvollständig sind oder nachträglich Korrekturen vorgenommen wurden, kann die Finanzbehörde eine Berichtigung der fehlenden oder falschen Daten fordern. Hat der Steuerpflichtige komplett auf die Führung von Kassenbüchern verzichtet, ist der Verlust der Konzession möglich. In schwerwiegenden Fällen droht möglicherweise ein Steuerstrafverfahren.
Welche Vorteile bieten elektronische Registerkassen?
Der Einsatz einer elektronischen Registrierkasse erleichtert diese Arbeiten deutlich, da sie mit zahlreichen Funktionen ausgestattet ist und die Einzeleingaben selbsttätig aufzeichnet. Die Kassen bieten unterschiedliche Speicherfunktionen an und per Knopfdruck lassen sich verschiedene Summen bilden.
Was ist ein Z-Bon und wie muss mit ihm umgegangen werden?
Der Tagesend-Summen-Bon oder Z-Bon fasst die gesamten Umsätze eines Tages zusammen. Alle Z-Bons (auch doppelt gedruckte Exemplare) müssen aufbewahrt werden, damit alle Einnahmen vollständig nachgewiesen werden können. Zusätzlich müssen die jeweiligen Endsummen täglich in das Kassenbuch übertragen werden. Für Steuerprüfer besitzt die Z-Abfrage große Bedeutung, da hier alle Brutto- und Nettoumsätze eingesehen werden können.