Alles was Sie wissen müssen über die

Gelangensbestätigung

Das große Wendl & Köhler Steuer-Glossar

Die Gelangensbestätigung: Nachweis über Warenlieferung ins EU-Ausland

Die Gelangensbestätigung ist ein wesentlicher Faktor für die Umsatzsteuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen. Wenn Sie Waren an Unternehmen im EU-Ausland liefern und alle Voraussetzungen erfüllen, dürfen Sie die entsprechenden Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen. Fehlt der Nachweis jedoch, ist das Finanzamt zur nachträglichen Festsetzung der Steuer berechtigt. In diesem Beitrag erfahren Sie, was hinsichtlich der Nachweispflicht zu beachten ist, welche Voraussetzungen zu erfüllen sind und wie ein Gelangensbestätigung-Muster aussehen sollte.

Inhaltsverzeichnis

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Die wichtigsten Punkte vorab:

  • Wenn Sie Waren in ein anderes EU-Land exportieren, sind Sie unter bestimmten Voraussetzungen von der Umsatzsteuer befreit.
  • Die Gelangensbestätigung dient als Nachweis über den Erhalt der steuerfreien Lieferung im EU-Ausland.
  • Ohne den Nachweis kann das Finanzamt die Steuerfreiheit im Nachhinein aufheben und Umsatzsteuer ansetzen.
  • Die Bestätigung ist nicht an eine bestimmte Form gebunden, muss jedoch einige Pflichtangaben enthalten.
  • Alternativ sind auch andere Nachweise zulässig, sofern sie die erforderlichen Informationen dokumentieren.
  • Bei elektronischer Übermittlung der Bestätigung ist die Unterschrift des Empfängers nicht erforderlich. Es muss jedoch ersichtlich sein, dass der Ursprung der Übermittlung beim Abnehmer liegt.
  • Die Nachweispflicht liegt beim Lieferanten, die Bestätigung ist jedoch vom Abnehmer auszufüllen und zu unterzeichnen.
Definition

Was ist die Gelangensbestätigung?

Die Gelangensbestätigung oder Gelangensbescheinigung dokumentiert, dass eine steuerbefreite Lieferung aus Deutschland am Bestimmungsort im EU-Ausland angekommen ist. Das Dokument ist dem Finanzamt vorzulegen, um die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Geschäften nachzuweisen. Rechtsgrundlage für die Gelangensbestätigung ist § 17a Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV). Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen dürfen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen Lieferungen umsatzsteuerfrei stellen, Grundlage sind die Vorgaben gemäß § 4 Umsatzsteuergesetz (UstG). Das Gesetz enthält weiterhin genaue Definitionen hinsichtlich der Art der steuerbefreiten Umsätze. Unternehmer unterliegen in diesem Zusammenhang einer Nachweispflicht und müssen den Finanzbehörden seit 01. Januar 2014 eine entsprechende Bestätigung vorlegen. Andernfalls kann das betreffende Finanzamt die Steuerfreiheit versagen und nachträglich eine Umsatzsteuer festsetzen.

Hintergrundinformationen zur Einführung der Gelangensbestätigung

Wer muss Anmeldung der Einfuhrumsatzsteuer vornehmen

Die Idee der Einführung einer einheitlichen Nachweispflicht diente dazu, im innergemeinschaftlichen Lieferverkehr die Dokumentation umsatzsteuerbefreiter Lieferungen zu erleichtern. Ab 01. Januar 2012 sollte die Gelangensbestätigung als Nachweis fungieren, aufgrund mangelnder Praxistauglichkeit stand die vorgesehene Anwendung jedoch stark in der Kritik. Als Folge der zahlreichen Proteste aus unterschiedlichen Bereichen der Wirtschaft sahen die Finanzbehörden zunächst davon ab, eingereichte Nachweise gemäß der bis 31. Dezember 2011 geltenden Regelungen zu beanstanden.

 

Am 22. März 2013 stimmte der Bundesrat der modifizierten Verordnung mit den neuen Nachweispflichten für innergemeinschaftliche Warenlieferungen zu (Elfte Verordnung zur Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung). Entscheidende Details sind im Einführungsschreiben des BMF nachzulegen (siehe BMF-Schreiben vom 16.9.2013, IV D 3 – S 7141/13/10001). Insbesondere entscheidend war der Aspekt, dass nicht in jedem Fall eine Gelangensbestätigung erforderlich ist und auch andere Nachweise gelten, sofern sie die erforderlichen Informationen belegen.

 

Die Verwaltungsvorschriften zu Beleg- und Buchungsnachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen traten zum 01. Oktober 2013 in Kraft. Bis 31. Dezember 2013 galt eine Übergangsfrist, in der auch Nachweise nach den alten Regelungen akzeptiert wurden und seit dem 01. Januar 2014 gelten ausschließlich die neuen Regelungen.

 

Kann Ihnen bei der Gelangensbestätigung behilflich sein?

Dirk Wendl

Sind bestimmte Formvorgaben zu beachten?

Für dieses Nachweisdokument gibt es keine expliziten Formvorgaben, es müssen jedoch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein. Der Nachweis kann auch durch Vorlage mehrerer Dokumente erfolgen, sofern alle erforderlichen Angaben aus den vorgelegten Dokumenten insgesamt ersichtlich sind. Alternativ zu Einzelbescheinigung ist bei mehreren Sendungen auch der Nachweis als Sammelbestätigung möglich. Aufgrund fehlender Formvorgaben ist somit nicht zwingend ein Gelangensbestätigung-Muster zu verwenden, Sie können den Nachweis auch in Form eines Dokumentensatzes erbringen, dazu zählen beispielsweise:

  • Lieferschein
  • Rechnungskopie zur innergemeinschaftlichen Lieferung
  • ggf. Versendungsnachweis
  • Bestätigung des Empfängers über den Erhalt der Ware

 

Sie können die Gelangensbescheinigung oder den Dokumentensatz in schriftlicher oder elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln. Entscheidend ist, dass die innergemeinschaftliche Lieferung die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt und alle Pflichtangaben aus den eingereichten Dokumenten ersichtlich sind.

Bestimmte Sprachvorgaben sind ebenfalls nicht zu beachten, grundsätzlich können Sie die Gelangensbestätigung somit in jeder in der EU gesprochenen Sprache verfassen. Bescheinigungen in deutscher, englischer oder französischer Sprache sind problemlos möglich, bei anderen Sprachen ist hingegen zusätzlich eine amtlich beglaubigte Übersetzung erforderlich (siehe Abschn. 6a.4 Abs. 5 UStAE).

Gelangensbestätigung und Nachweismöglichkeiten gemäß § 17a UStDV

In § 17a UStDV ist geregelt, dass für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen die Gelangensvermutung gilt, wenn der versendende Unternehmer den Versand bestätigt und bestimmte Belege vorweisen kann. Laut Absatz 2 Nummer 1 können folgende Belege als Nachweise dienen:

  • Beförderungsbelege (siehe § 17b Absatz 3 Satz 1 Nummer 3)
  • Versendungsbelege (siehe § 17b Absatz 3 Satz 1 Nummer 1 Buchstabe a)
  • sonstige Belege (z. B. Versicherungsbelege, siehe Absatz 2 Nummer 1)

Weiterhin listet der Gesetzgeber in Absatz 2 Nummer 2 sonstige Belege auf:

  • Versicherungspolice für Beförderung oder Versendung der Waren
  • Bankunterlagen (z. B. Nachweis der Zahlung der Beförderungskosten)
  • Bestätigung von öffentlicher Stelle über die Ankunft der Waren (z. B. notarielles Dokument)
  • Bestätigung eines Lagerinhabers im Gemeinschaftsgebiet über die im Lager eingetroffene Lieferung

Ein Dokument alleine reicht meist nicht als Nachweis aus, in der Regel müssen Sie mehrere Belege von unterschiedlichen Stellen vorweisen. Grundsätzlich ist erforderlich, dass sich die vorgegebenen Pflichtangaben aus den Belegen leicht nachvollziehen lassen. Weiterhin ist der Verweis in Absatz 3 des Gesetzes relevant, der besagt, dass das Finanzamt eine nach Absatz 1 bestehende Gelangensvermutung widerlegen kann. Falls keine Anwendung der Vermutungsregelung gemäß § 17a UStDV vorliegt, sind weiterhin die in § 17b UStDV vorgegebenen Regelungen anzuwenden.

Bring- und Abholfälle: Unterschiede bei Nachweisarten

Gemäß § 17a Abs. 1 Nr. 1 UStDV erfolgt der Nachweis durch den Exporteur mittels Vorlage von zwei sich nicht widersprechenden Transportdokumenten (z. B. Konnossement, CMR-Frachtbrief etc.). Es muss sich um Nachweise von zwei unterschiedlichen Drittparteien (nicht Lieferant oder Abnehmer) handeln, die direkt an der innergemeinschaftlichen Lieferung beteiligt waren. Bei Abholfällen ist zusätzlich eine Gelangensbestätigung gemäß § 17a Abs. 2 Nr. 2 UStDV erforderlich.

Was ist bei Sammelbestätigungen zu beachten?

In bestimmten Fällen ist es sinnvoll, eine Sammelbestätigung auszustellen. Falls beispielsweise regelmäßig Lieferungen an einen bestimmten Absender erfolgen oder eine Lieferung mehrere Waren umfasst, müssen Sie nicht grundsätzlich für jeden Vorgang ein separates Gelangensbestätigung-Muster durch den Abnehmer ausfüllen lassen. Mit einer Sammelbestätigung können Umsätze von maximal einem Quartal zusammengefasst werden (siehe § 17a Abs. 2 Nr. 2 Sätze 2 u.3 n.F. UStDV). Auch in einer Sammelbescheinigung ist für jede Lieferung das konkrete Transportende zu erfassen.

Welche Voraussetzungen gelten für eine umsatzsteuerfreie Lieferung?

interner Betriebsvergleich

Eine Gelangensbestätigung ist gemäß § 17a UStDV ausschließlich bei bestimmten innergemeinschaftlichen Geschäften erforderlich. Die Steuerfreiheit ist an nachfolgende Voraussetzungen gebunden:

 

– innergemeinschaftliche Lieferung (in ein anderes EU-Land, z. B. von Deutschland nach Frankreich / siehe § 6a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG)

– Geschäft erfolgt als bewegte Lieferung (siehe § 3 Abs. 6 UStG)

– der Kunde ist Unternehmer und verfügt über eine ausländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

– der Kunde hat die Ware für sein Unternehmen erworben

– Warenerwerb unterliegt beim Käufer der dortigen Umsatzbesteuerung (Kunde ist zur Durchführung der Erwerbsbesteuerung verpflichtet)

– die gekaufte Ware ist beim Kunden im EU-Mitgliedsstaat angekommen

 

Für die Steuerfreiheit bei innergemeinschaftlichen Lieferungen gelten die gesetzlichen Vorgaben in den §§ 4 Nr. 1b und 6a UStG sowie in den §§ 17a bis 17c UStDV. Weiterhin stellt das Bundesfinanzministerium (BMF) im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ausführliche Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben und Regelungen zur Verfügung.

Welche Geschäfte erfordern keine Gelangensbestätigung?

Der Gesetzgeber definiert genau, wann der Nachweis zu erbringen ist und demzufolge ist in folgenden Fällen keine Gelangensbestätigung erforderlich:

– Inlandsgeschäfte (keine Warenbewegung von EU-Land in ein anderes EU-Land)

– Drittlandsgeschäfte (Export in ein Nicht-EU-Land)

– EU-Geschäft ohne Warenbewegung / ruhende Lieferung

– Leistungen, die keine Lieferungen bedingen (z. B. Reparaturen)

Bei einem EU-Geschäft ohne Warenbewegung erfolgt keine innergemeinschaftliche Lieferung, somit fehlt eine wesentliche Voraussetzung für die Steuerfreiheit. Ein Beispiel: Ein EU-Bürger kauft im benachbarten EU-Land im Geschäft einen Artikel. Die Lieferung gilt an dem Ort als ausgeführt, an dem sich das Produkt zum Zeitpunkt der Übernahme der Verfügungsmacht befindet (siehe § 3 VII 1 UStG). Da in diesem Fall der Kauf direkt vor Ort erfolgt und keine Lieferung von EU-Land nach EU-Land vorgenommen wird, ist eine Gelangensbestätigung in diesem Fall nicht erforderlich.

Welche Pflichtangaben muss eine Gelangensbestätigung enthalten?

Auch wenn für die Gelangensbestätigung keine expliziten Formvorgaben existieren, müssen dennoch bestimmte Pflichtangaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Käufers
  • Bestimmungsort und Empfänger
  • handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware
  • Mengenangabe der gelieferten Gegenstände
  • Bestätigung über den Erhalt der Ware oder das Ende der Beförderung
  • Ausstellungsdatum der Bestätigung
  • Unterschrift des Abnehmers oder einer mit der Abnahme beauftragten Person

Bis 2019 was die Gelangensbestätigung grundsätzlich zu unterzeichnen, seit dem Kalenderjahr 2020 ist dies jedoch nicht in jedem Fall unbedingt erforderlich. Falls Sie eine elektronische Übermittlung der Gelangensbestätigung vornehmen, kann die Unterzeichnung durch den Abnehmer entfallen. In diesem Fall muss jedoch eindeutig nachvollziehbar sein, dass die Nachweis-Übermittlung im Verfügungsbereich des genannten Abnehmers begonnen hat.

Erstellung, Erfassung und Unterschrift: Wer ist zuständig?

Gemäß § 6 Abs. 4 Satz 1 UStG muss der Unternehmer (Lieferant) den Abnehmer der Lieferung nachweisen. Die Gelangensbestätigung wird vom Abnehmer der Waren ausgestellt, unterzeichnet und schriftlich oder elektronisch übermittelt. Alternativ kann die Gelangensbescheinigung bei Anlieferung auch direkt dem Spediteur ausgehändigt werden, sofern eine Beauftragung durch den Zulieferer erfolgt ist. Lehnt der Spediteur die Entgegennahme der Bestätigung ab, ist es die Aufgabe des Unternehmers (Lieferant), den Abnehmer zur Übermittlung des Dokuments zu bewegen. Der Nachweis der vorliegenden Voraussetzungen für die Steuerfreiheit ist zwingend durch den Unternehmer zu erfolgen und kann grundsätzlich nur mittels Gelangensbestätigung oder Alternativnachweise (Belege und Aufzeichnungen) erbracht werden.

Nachweis durch Spediteurbescheinigung

Die Spediteurbescheinigung ist ein anerkannter Alternativnachweis und muss § 17a Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b UStDV folgende Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des mit der Beförderung der Ware beauftragten Speditionsunternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Name und Anschrift des Lieferanten sowie des Auftraggebers
  • handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstands und Mengenangabe
  • Name des Empfängers und Bestimmungsort
  • Nennung des Monats, in dem die Beförderung endete
  • Versicherung des für die Beförderung zuständigen Unternehmens, dass die Angaben auf Geschäftsunterlagen korrekt sind und auf nachprüfbaren Geschäftsunterlagen basieren
  • Unterschrift des Unternehmens, der mit der Beförderung der Lieferung beauftragt wurde

Die Bestätigung kann gleichermaßen in schriftlicher oder elektronischer Form erfolgen. Bei einer elektronischen Übermittlung (z. B. per Mail) muss auch hier ersichtlich sein, dass der Ursprung beim Abnehmer liegt. Der Nachweis mittels Spediteurbescheinigung kann sich aus der Vorlage mehrerer Dokumente ergeben, die sich nicht zwingend aufeinander beziehen müssen. In der Regel steht die Speditionsbestätigung ausschließlich mit einer bereits erfolgten Lieferung in Zusammenhang. Im Einzelfall kann auch eine Spediteursbescheinigung über die lediglich beabsichtigte Verbringung ausreichen, in diesem Fall müssen jedoch weitere Nachweise vorliegen (z. B. Überweisungsbeleg über die Zahlung des Liefergegenstands).

Tipp: Gelangensbestätigung-Muster verwenden

Für den Lieferanten und den Abnehmer bedeutet die Gelangensbestätigung einen bürokratischen Mehraufwand, bei hohen Liefermengen kann sich diese Anforderungen sogar stark einschränkend auswirken. Da Sie als Unternehmer auf die Übermittlung der Bescheinigung durch den Kunden angewiesen sind, ist es sinnvoll, dem Abnehmer ein bereits ausgefülltes Dokument zu übermitteln. Ein einfach gestaltetes Musterdokument, in dem bereits die wesentlichen Angaben enthalten sind, erleichtert dem Kunden die Arbeit. Er muss lediglich noch den Zeitpunkt des Warenerhalts, das Ausstellungsdatum und die Unterschrift ergänzen. Sie profitieren von einer zügigen Rückgabe des Dokuments und können die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit sicher nachweisen.

 

Das BMF stellt zwar Mustertexte zur Verfügung, diese sind jedoch aufgrund Ihres behördlichen Charakter wenig praktikabel und daher im grenzübergreifenden Warenverkehr nicht empfehlenswert. Wir haben selbst ein Gelangensbestätigung-Muster-Dokument erstellt, um Ihnen die Erfassung der Bestätigung deutlich zu erleichtern.

Fazit

Verwenden Sie zur Sicherheit ein Gelangensbestätigung-Muster. Sie erleichtern Ihren Kunden die Arbeit und profitieren von einer sicheren Erfüllung Ihrer Nachweispflicht. Sie haben Fragen zur Gelangensbescheinigung, wünschen eine Beratung oder benötigen Hilfe bei anderen Steuer-Themen? Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft mbH steht Ihnen gerne mit umfassender Expertise zur Seite – wenden Sie sich vertrauensvoll an Ihre zuverlässigen Steuerexperten.

Autor: Dirk Wendl

Steuerberater

Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.

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