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Alles was Sie wissen müssen über die
Aufwandsentschädigung
Das große Wendl & Köhler Steuer-Glossar
Aufwandsentschädigung: Vergütungspauschale für Ehrenamt, Nebentätigkeit & Co.
Bei ehrenamtlicher Tätigkeit kann eine pauschale Aufwandsentschädigung als kleine Anerkennung für die geleistete Arbeit und die investierte Zeit dienen. Immer wieder kommen bei dieser Vergütung Fragen zum Kreis der berechtigten Personen, zur Höhe und zur Besteuerung auf. Erfahren Sie hier, was bei Aufwandsentschädigungen zu beachten ist.
Inhaltsverzeichnis
- 1 Aufwandsentschädigung
- 1.1 Das große Wendl & Köhler Steuer-Glossar
- 1.1.1 Aufwandsentschädigung: Vergütungspauschale für Ehrenamt, Nebentätigkeit & Co.
- 1.1.2 Was sind Aufwandsentschädigungen?
- 1.1.3 Was zählt als Aufwandsentschädigung?
- 1.1.4 Unterschiede zwischen Aufwandsentschädigung und Aufwandsersatz
- 1.1.5 Gibt es Aufwandsentschädigungen für Fahrtkosten?
- 1.1.6 Wer erhält eine Aufwandsentschädigung?
- 1.1.7 Profitieren auch Vereins-Vorstände von Aufwandsvergütungen?
- 1.1.8 Wie hoch darf eine Aufwandsentschädigung pro Jahr sein?
- 1.1.9 Ist eine Aufwandsentschädigung steuerpflichtig?
- 1.1.10 Wann ist eine Aufwandsentschädigung steuerfrei?
- 1.1.11 Wo erfolgt bei der Steuererklärung der Eintrag der Aufwandsentschädigung?
- 1.1.12 Besteht bei Aufwandsentschädigungen Umsatzsteuerpflicht?
- 1.1.13 Fazit
- 1.1.14 Autor: Dirk Wendl
- 1.1.15 Weitere passende Einträge
- 1.1 Das große Wendl & Köhler Steuer-Glossar
Inhaltsverzeichnis
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Die wichtigsten Punkte vorab:
- Die Aufwandsentschädigung ist eine pauschale Vergütung für Aufwendungen im Rahmen einer Tätigkeit oder eines Ehrenamts.
- Sie ist eine Vergütung für geleistete Arbeit und investierte Zeit (Ehrenamts- oder Übungsleiterpauschale).
- Konkret getätigte Aufwendungen (Fahrtkosten, Telefonkosten etc.) gelten als Aufwandsersatz und nicht als Aufwandsentschädigung.
- Aufwandsentschädigungen gehören zu einer der sieben Einkunftsarten und sind somit grundsätzlich steuerpflichtig.
- Es gelten Freibeträge (Ehrenamtspauschale bis 840 Euro und Übungsleiterpauschale bis 3.000 Euro pro Jahr), für die keine Steuern zu zahlen sind.
- Überschreitet eine Vergütung die Freigrenze, bleibt der Anteil unterhalb der Grenze weiterhin steuerfrei. Steuern sind ausschließlich auf den übersteigenden Teil der Entschädigung zu zahlen.
Definition
Was sind Aufwandsentschädigungen?
Eine Aufwandsentschädigung ist eine zumeist pauschale Vergütung für Aufwendungen, die im Rahmen einer Tätigkeit oder eines Ehrenamts entstanden sind. Allerdings ist diese Entschädigung nicht mit einer wirklichen Entlohnung für eine berufliche Tätigkeit vergleichbar und stellt lediglich eine Anerkennung für die geleistete Arbeit oder den Zeitaufwand im Rahmen eines Ehrenamts bzw. einer nebenberuflichen Tätigkeit für Verein & Co. dar. Das Arbeitsrecht kennt keinen gesetzlich geregelten Anspruch auf diese Entschädigung. Für die Anspruchsbegründung bedarf es grundsätzlich einer vertraglichen Grundlage, dazu zählen beispielsweise Vereinssatzungen, Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge. Ein Anspruch kann im Einzelfall auch aus dem arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz folgen.
Was zählt als Aufwandsentschädigung?
In der Regel handelt es sich um eine Vergütung für besondere Belastungen oder Umstände im Rahmen einer Tätigkeit. Dabei gibt es jedoch einige Unterschiede zu beachten:
- Aufwandsentschädigungen im öffentlichen Dienst
- Aufwandsentschädigungen bei ehrenamtlicher Tätigkeit
- Aufwandsentschädigungen bei nebenberuflicher Tätigkeit
Insbesondere hinsichtlich der Sozialversicherung sowie in Bezug auf die steuerliche Behandlung sind Unterschiede zu beachten. Weiterhin ist klar zwischen Aufwandsentschädigung und Aufwandsersatz (auch: Aufwendungsersatz) zu unterscheiden.
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Dirk Wendl
Vergleich
Unterschiede zwischen Aufwandsentschädigung und Aufwandsersatz
Zu den Aufwandsentschädigungen zählen insbesondere Ehrenamts- und Übungsleiterpauschalen, die als Vergütung für die geleistete Arbeit und die investierte Zeit anzusehen sind. Vereine können beispielsweise einem ehrenamtlich tätigen Platzwart, Fußballtrainer oder Schatzmeister eine Vergütung zukommen lassen. Der Zahlung der Pauschale steht somit kein Ausgabenbeleg bzw. Posten entgegen.
Anders verhält es sich jedoch mit dem Aufwendungs- bzw. Aufwandsersatz, der als Entschädigung für konkret getätigte Aufwendungen anzusehen ist. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) kennt diverse Aufwendungsersatzansprüche, entsprechende Regelungen finden sich beispielsweise im allgemeinen Schuldrecht (siehe § 284 BGB), im Mietrecht (siehe § 536a Abs. 2 BGB), bei Aufträgen (siehe § 670 BGB) oder im Reiserecht (siehe § 651i Abs. 3 BGB).
Der Aufwandsersatz dient als Ausgleich für tatsächlich entstandene Aufwendungen, dazu zählen beispielsweise:
- Fahrtkosten mit dem privaten Pkw
- Telefonkosten mit privatem Handy oder Festnetztelefon
- Reisekosten
- Portokosten
- Materialkosten
Ein Beispiel:
Ein Vereinsmitglied kauft für den vereinseigenen Drucker Papier und Druckerpatronen. Den Kaufbetrag von 70 Euro zahlt er aus eigener Tasche und reicht den Kaufbeleg an den Schatzmeister weiter. Dieser erstattet den Betrag von 70 Euro in der Folge per Überweisung. Bei dieser Vergütung handelt es sich klar um einen Aufwandsersatz.
Gibt es Aufwandsentschädigungen für Fahrtkosten?
Konkrete Kosten wie Materialkauf oder Fahrtkosten sind als Aufwandsersatz und nicht als Aufwandsentschädigung zu werten. Entstehen einem Arbeitnehmer im Rahmen einer durch den Arbeitgeber übertragenen Tätigkeit Fahrtkosten durch die Nutzung eines privaten Fahrzeugs, sind diese Kosten grundsätzlich erstattungsfähig. Soll die Vergütung gegen Nachweis der Gesamtkosten erfolgen, kann dies erfolgen:
- als Teilbetrag der Gesamtkosten: Grundlage für die Berechnung ist der jeweilige Anteil der Dienstfahrten an der gesamten Jahresfahrleistung
- als Kilometersatz: Grundlage ist die Ermittlung auf Basis der jährlichen Gesamtkosten
Alternativ kann auch eine pauschale Abrechnung ohne Einzelnachweis der Gesamtkosten erfolgen. In diesem Fall ist je gefahrenem Kilometer eine Kilometerpauschale anzusetzen:
- 0,30 Euro bei Kraftfahrzeugen (z. B. PKW)
- oder 0,20 Euro bei anderen motorisierten Fahrzeugen
Weiterhin können Arbeitgeber neben den Kilometersätzen auch außergewöhnliche Kosten lohnsteuerfrei erstatten, die im Rahmen einer beruflich veranlassten Nutzung eines privaten Fahrzeugs entstanden sind. Dazu zählen zum Beispiel Reparaturen am Fahrzeug, die nicht durch klassischen Verschleiß entstanden sind (Diebstahl, Unfallschäden etc.).
Auch Vereine können Aufwandsersatz für Aufwendungen leisten, wenn diese finanziellen Belastungen im Rahmen einer Vereinstätigkeit entstanden sind. Einige Beispiele:
- Fahrtkosten: Kosten für öffentliche Verkehrsmittel (Nachweis) oder Kilometerpauschale für Fahrten mit Privat-Pkw (0,30 Euro je Kilometer)
- Übernachtungskosten: Hotelrechnung oder pauschale Erstattung von 20,00 Euro pro Nacht)
- Verpflegungsmehraufwand: Dauer der Reise im Inland ist entscheidend (8 bis 24 Stunden: 12,00 Euro, mehr als 24 Stunden: 24 Euro pro Tag), bei Auslandsreisen gelten gesonderte Regelungen
- Telefonkosten: Nutzung privater Handys oder Festnetztelefone für Vereins- oder Vorstandstätigkeiten
- Kosten für Material und Bürobedarf: Erstattung gegen Vorlage der Belege
Wer erhält eine Aufwandsentschädigung?
Vereine und andere gemeinnützige Körperschaften dürfen nebenberuflich oder ehrenamtlich tätigen Helfern für geleistete Arbeit und investierte Zeit pauschale Aufwandsentschädigungen zahlen, die Empfänger müssen nicht zwangsläufig Vereinsmitglieder sein. Berechtigt sind beispielsweise:
- Vereinsmitglieder, die freiwillig den Rasen auf dem Gelände des Sportvereins mähen
- Platz- oder Gerätewarte
- Kinder- und Jugendbetreuer
- Ferienbetreuer
- Trainer
- Ausbilder
- Sänger
- Kirchenmusiker
- Schulwegbegleiter
- Seniorenbegleiter
Zu unterscheiden ist im Wesentlichen zwischen der Übungsleiterpauschale (Übungsleiterfreibetrag) und der Ehrenamtspauschale (Ehrenamtsfreibetrag). Es ist zu beachten, dass die beiden Freibeträge bei einer Person nicht für dieselbe Tätigkeit kombiniert werden dürfen. Geht die ehrenamtlich tätige Person jedoch zwei unterschiedlichen Tätigkeiten nach, kann sie durchaus beide Vergünstigungen erhalten. Dies ist auch möglich, wenn die unterschiedlichen Arbeiten denselben Verein betreffen. Weiterhin sind die Regelungen zu Vergütungen für ehrenamtliche Betreuung, Vormundschaft oder Pflegschaft sowie für andere ehrenamtliche Nebentätigkeiten genauer zu betrachten.
Der Übungsleiterfreibetrag:
Für bestimmte nebenberufliche Tätigkeiten (siehe § 3 Nr. 26 EStG) können Aufwandsentschädigungen von bis zu 3.000 Euro pro Jahr und Person gezahlt werden, sofern bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. So muss die Tätigkeit bei
- einer steuerbegünstigten Körperschaft (z. B. Stiftung, gemeinnütziger Verein etc.) oder
- einer juristischen Person des öffentlichen Rechts (z. B. IHK, Handwerkskammer, Gemeinden, Gemeindeverbände etc.)
ausgeübt werden. Dies betrifft folgende Ausrichtungen:
- pädagogische Tätigkeiten: Übungsleiter, Jugendgruppenleiter Betreuer, Erzieher, Dozenten etc.
- betreuende Tätigkeiten: Schulwegbegleiter, Ferienbetreuer, Seniorenbegleiter etc.
- künstlerische Tätigkeiten: Sänger, Kirchenmusiker, Schauspieler im Theaterverein etc.
- pflegerische Tätigkeiten: Alten- oder Krankenpfleger etc.
Entscheidend ist, dass die jeweilige Tätigkeit nicht hauptberuflich ausgeübt wird. Als Nebenberuflichkeit gilt ein jährlicher Zeitaufwand, der lediglich maximal einem Drittel einer vergleichbaren Tätigkeit in Vollzeit beträgt. Allerdings muss die betreffende Person nicht zwingend berufstätig sein, auch Rentner, Hausfrauen oder Studenten können diese Vergütungspauschale erhalten.
Der Ehrenamtsfreibetrag:
Hinsichtlich der Art der ehrenamtlichen Tätigkeit gibt es beim Ehrenamtsfreibetrag keine wesentlichen Einschränkungen. Diese Aufwandsentschädigung in Höhe von maximal 840 Euro pro Jahr und Person kann somit für unterschiedliche Tätigkeiten gezahlt werden, dazu zählen beispielsweise:
- Vereinsvorstand
- Platzwart
- Schatzmeister
- Reinigungskraft
- Bürokraft
- Gerätewart
Entscheidend ist lediglich, dass es sich um eine ehrenamtliche Tätigkeit bei einer Körperschaft des öffentlichen Rechts oder einer gemeinnützigen Organisation (Verein etc.) handelt.
Vergütungspauschale für ehrenamtliche Betreuung, Vormundschaft oder Pflegschaft:
Die Aufwandsentschädigung dient als Ausgleich für alle Aufwendungen, die Betreuer, Vormund etc. innerhalb eines Jahres im Rahmen einer Ehrenamts-Tätigkeit geleistet haben. Der steuerfreie Pauschalbetrag für die Aufwandsentschädigung beträgt derzeit 400,00 EUR pro Jahr und Betreuungsfall (siehe 3 Nr. 26 EStG). Die Zahlung der Aufwandsentschädigung erfolgt jährlich (siehe § 1835a BGB i.V.m. § 1908i Abs. 1 BGB und § 22 JVEG). Ein Anspruch entsteht erstmalig ein Jahr nach der Bestellung des Betreuers und in der Folge jeweils im Jahr darauf. Es ist zu beachten, dass Ansprüche innerhalb von drei Monaten nach Ablauf des betreffenden Kalenderjahres zu stellen sind. Stichtag ist somit grundsätzlich der 31.03. des Folgejahres. Nach Ablauf dieser Frist erlischt der Anspruch.
Aufwandsentschädigung für andere ehrenamtliche Nebentätigkeitsarten:
Ob die ehrenamtliche Nebentätigkeit freiberuflich oder abhängig beschäftigt ausgeübt wird, spielt keine Rolle. Auch dieser Freibetrag kann nur einmal in Anspruch genommen werden, allerdings ist im Rahmen des maximalen Freibetrags eine Aufteilung auf mehrere Organisationen möglich.
Profitieren auch Vereins-Vorstände von Aufwandsvergütungen?
Laut § 27 Abs. 3 BGB finden für die Geschäftsführung des Vorstands die §§ 664 bis 670 BGB Anwendung. Vorstandsmitglieder sind unentgeltlich tätig und erhalten somit grundsätzlich keine Vergütung für ihre Arbeit, von dieser Regelung sind alle Vorstandspflichten betroffen. Mit dieser Regelung soll verhindert werden, dass ein Vorstand in die eigene Tasche wirtschaftet und einfach per Vorstandsbeschluss eine Auszahlung an sich selbst vornimmt.
Werden Aufwandsentschädigungen unrechtmäßig an Vorstandsmitglieder ausgezahlt, droht im schlimmsten Fall die Aberkennung der Gemeinnützigkeit. Wenn Vorstandsmitgliedern eine pauschale Aufwandsentschädigung gezahlt werden soll, kann dies nur erfolgen, wenn vorab durch den Mehrheitsbeschluss der Mitgliederversammlung ein entsprechender Passus in die Vereinssatzung aufgenommen wurde. Dabei ist zu beachten, dass die Entscheidung in jedem Fall vor der Auszahlung einer Vergütung erfolgt sein muss. Weiterhin muss laut Vorgabe des Gesetzgebers aus der Satzung klar hervorgehen, dass die Tätigkeit des Vorstands ehrenamtlich und unentgeltlich erfolgt.
Wie hoch darf eine Aufwandsentschädigung pro Jahr sein?
Die Höhe der Aufwandsentschädigung variiert je nach Art der ehrenamtlichen Tätigkeit:
- Ehrenamtspauschale: 840 Euro pro Jahr (§ 3 Nr. 26 a EStG)
- Übungsleiterfreibetrag: 3.000 Euro pro Jahr (§ 3 Nr. 26 EStG)
- Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Vormundschaften, Pflegschaften und Betreuungen: 400 Euro (§ 3 Nr. 26 EStG)
- Aufwandsentschädigungen für weitere ehrenamtliche Nebentätigkeiten: 3.000 Euro (§ 3 Nr. 12 EStG)
Ist eine Aufwandsentschädigung steuerpflichtig?
Das deutsche Steuerrecht kennt sieben Einkunftsarten, es gibt Einkünfte aus:
- Land- und Forstwirtschaft
- Gewerbebetrieb
- selbstständiger Arbeit
- nichtselbstständiger Arbeit
- Kapitalvermögen
- Vermietung und Verpachtung
- sowie die sonstigen Einkünfte
Aufwandsentschädigungen sind einer dieser sieben Einkunftsarten zuzuschreiben, somit besteht für diese Vergütung grundsätzlich eine Steuerpflicht. In vielen Fällen gibt es jedoch Freibeträge, für die keine Steuer zu zahlen ist. Da die Beitragspflicht in der Sozialversicherung der Steuerpflicht folgt, sind für steuerfreie Aufwandsentschädigungen auch keine Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.
Wann ist eine Aufwandsentschädigung steuerfrei?
Zur Förderung des Ehrenamts hat der Gesetzgeber in Deutschland bestimmte Aufwandsentschädigungen steuerfrei gestellt. Bis zur jeweiligen Obergrenze fallen somit keine Steuern an. Entscheidend ist diesbezüglich die Art der Aufwandsentschädigung, da die Freibeträge durchaus variieren.
Die Ehrenamtspauschale bleibt bis 840 Euro pro Jahr steuerfrei (siehe § 3 Nr. 26 a EStG). Aufwandsentschädigungen aus nebenberuflichen Tätigkeiten als Übungsleiter, Betreuer, etc. sowie im künstlerischen oder pflegerischen Tätigkeitsbereich sind bis zu einem jährlichen Betrag von 3.000 EUR steuerfrei (siehe § 3 Nr. 26 EStG). Diese Freigrenze gilt ebenfalls bei Aufwandsentschädigungen für weiteren Ehrenamts-Nebentätigkeiten (siehe § 3 Nr. 12 EStG). Die Betreuungs-Aufwandsentschädigung in Höhe von 400 Euro pro Jahr ist nur steuerfrei, wenn der Gesamtbetrag (z. B. zusammen mit einem Übungsleiterfreibetrag) die Summe von 3.000 Euro nicht überschreitet.
Überschreitet die gezahlte Aufwandsentschädigung die jeweilige Freigrenze, fallen auf den übersteigenden Betrag Steuern an.
Wo erfolgt bei der Steuererklärung der Eintrag der Aufwandsentschädigung?
Aufwandsentschädigungen zählen zwar zu den sieben Einkunftsarten, sind jedoch keiner bestimmten Art zugeordnet. Wo Sie die Vergütungen in der Steuererklärung eintragen, hängt somit wesentlich von Ihrer Haupttätigkeit ab. Sie tragen die Entschädigungsleistung somit an der Stelle ein, an der Sie auch hauptberuflichen Einnahmen angeben.
Arbeitnehmer:
Für Einnahmen aus nichtselbstständiger Tätigkeit ist die Anlage N vorgesehen. Ihre steuerfreien Aufwandsentschädigungen (z. B. Ehrenamtspauschale bis 840 Euro) tragen Sie in Zeile 27 der Anlage N ein. Liegt die erhaltene Vergütung über dem Freibetrag, tragen Sie den übersteigenden Betrag in Zeile 21 als Arbeitslohn ein. Die Aufwendungen sind ab Zeile 31 anzugeben. Alternativ zum Eintrag in Anlage N kommt auch die Versteuerung einer Vergütung als sonstige Einkünfte gemäß § 22 EStG in Betracht. In diesem Fall tragen Sie die erhaltene Aufwandsentschädigung in der Anlage SO ein.
Selbstständige:
Gehen Sie hauptberuflich einer selbstständigen Tätigkeit nach, tragen Sie die steuerfreie Aufwandsentschädigung in die Zeilen 46/47 der Anlage S ein. Ein steuerpflichtiger Gewinn ist zusätzlich auf der ersten Seite der Anlage S zu erfassen.
Besteht bei Aufwandsentschädigungen Umsatzsteuerpflicht?
Aufwandsentschädigungen für selbstständig ausgeübte Ehrenamts-Tätigkeiten sind im Rahmen der Freigrenzen ebenfalls lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, unterliegen jedoch grundsätzlich der Umsatzsteuer. In bestimmten Fällen sind diese Vergütungen allerdings auch von der Umsatzsteuer befreit, wenn
- die ehrenamtliche Tätigkeit für juristische Personen des öffentlichen Rechts ausgeübt wird oder
- die Vergütung ausschließlich als Auslagenersatz sowie angemessene Entschädigung für die investierte Zeit anzusehen ist.
Diesbezüglich dienen die Regelungen in § 4 Nr. 26 UStG als Grundlage.
Fazit
Das Thema Aufwandsentschädigung ist sehr komplex und hält einige Fallstricke bereit. Sie haben Fragen zum Thema oder wünschen eine Beratung? Die Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft mbH ist gerne für Sie da und steht Ihnen mit Rat und Tat zur Seite.
Autor: Dirk Wendl
Steuerberater
Dirk Wendl ist schon sein gesamtes Berufsleben im Bereich Steuern tätig. Nach einer Ausbildung als Steuerfachangestellter und einer Fortbildung zum Bilanzbuchhalter absolvierte er nach einer weiteren umfangreichen Ausbildung 2006 die Prüfung als Steuerfachwirt und Steuerberater. Seit 2015 ist er geschäftsführender Gesellschafter der Wendl & Köhler Steuerberatungsgesellschaft in Köln. Dirk Wendl hat sich seitdem vor allem als Spezialist für Internationales Steuerrecht, E-Commerce und als Digitalisierungsexperte einen deutschlandweit guten Ruf erarbeitet.
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